Le téléphone et toute la panoplie de ses dérivés (portables classiques, smartphones, i-phones) font partie de notre quotidien. A tel point que passer un appel téléphonique ou y répondre devient un réflexe courant. Un acte si banal qu’on en oublie qu’il y a des règles de bienséances et des codes de communication. Savoir gérer un appel téléphonique peut éviter de se mettre en état de stress, en incapacité d’analyser une situation ou tout simplement de dire non.
L’émetteur et le récepteur
Il existe deux sortes d’appels téléphoniques : les entrants ceux que l’on reçoit et les sortants ceux que l’on effectue. Selon les types d’appels l’on est donc soit un émetteur soit un récepteur. Le premier a un message à passer à celui qui le reçoit en l’écoutant. Il est donc important d’être un bon communicant pour délivrer un message clair et concis tout comme d’être un bon récepteur en étant capable d’être attentif et cohérent dans sa réponse. Nous nous positionnons tous en tant qu’émetteur ou récepteur en s’adressant à 3 catégories : à des amis ou de la famille, à des professionnels ou encore à des démarcheurs commercial.
L’environnement de l’usager
Il est important de comprendre que l’environnement dans lequel nous sommes au moment de l’appel téléphonique n’est pas anodin. L’on ne répondra pas de la même façon dans le métro, le bus, en voiture, sous la douche, au bureau, chez des amis ou seul. A moins que ce soit pour ne rien dire on a toujours une raison de passer un appel. L’on peut vouloir prendre des nouvelles de la famille ou des amis ou encore leur demander un service. Côté professionnel ce peut être pour prendre un rendez-vous chez le docteur, des demandes administratives (préfecture, mairie, caf, Assedic etc.). Mais aussi des appels passés à des clients, des fournisseurs ou à un supérieur ou un collègue de travail. Le lieu et la situation dans laquelle on se trouve, ont alors une importance primordiale pour gérer au mieux l’appel téléphonique. Il y a des conditions incontournables à éviter : en conduisant, sous la douche et dans un lieu trop bruyant. Le message reçu ou envoyé n’aura aucun impact par manque de concentration, d’audibilité et au risque de sa propre sécurité sans compter la perte de points et l’amende en cas de contrôle policier.
Comprendre l’appel ou délivrer le bon message
Que l’on soit émetteur ou récepteur, il est indispensable de savoir à qui on s’adresse et pourquoi. Tout comme il est important de s’interroger sur le message que vous délivrez ou recevez : de quoi s’agit-il et comment le message est délivré. Celui-ci est-il exposé avec impatience, énervement, calme ? Est-il interrogatif, expressif, positif ou négatif ? En fonction de l’interlocuteur l’on choisit également le lieu. A-t-on envie qu’on nous entende, qu’il y ait des bruits intempestifs (tv, musique, enfants, brouhaha urbain…) ? Quelles que soient les catégories d’appels entrants ou sortants il faut savoir gérer ses priorités et prendre du recul afin de ne pas se sentir contraint, de ne pas s’énerver ou de se sentir stressé tout en gardant un discernement clair. Pour cela il faut savoir ne pas répondre et attendre l’objet de l’appel sur sa messagerie audio par exemple. Enregistrez le contact de chaque appel vous saurez comment vous comporter au prochain appel et nommer la personne avant même qu’elle ne s’annonce. Ce qui aura le meilleur effet et donnera plus d’intérêt à votre message. Par ailleurs ayez toujours sur vous un calepin et un stylo pour noter les éléments communiqués voire le ou les rendez-vous. Isolez-vous pour mieux écouter ou délivrer ce que vous avez à dire et pour respecter ceux qui vous entourent et qui n’ont pas forcément envie d’entendre. Il est parfois quelques règles de politesse qu’on oublie !
Pour ne pas instaurer de hiérarchie, cette mission d’animation peut être assumée sur une période courte et attribuée à tour de rôle.
Plus ludique, un jeu de cartes pour se répartir les tâches au hasard : à l’issue de la rencontre, chacun pioche une carte mission. L’un devra fixer la date de la prochaine réunion, l’autre trouver un lieu pour déjeuner, etc.
brzustowski luc 