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5 conseils aux directeurs financiers pour partager sa vision grâce aux données

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Qu’il s’agisse de présenter des mesures financières décisives ou d’informer des collègues sur les performances des différentes activités de l’entreprise, tous les directeurs financiers ont une vision à partager, notamment en cette période de début d’année qui requiert reporting sur l’année passée et prévisions pour 2017. Dans cette optique, la collaboration avec les autres services est considérée comme une priorité par 70 % des directeurs financiers (*Etude Adaptive Insights, CFO Indicator –Q4 2015 Report). Aujourd’hui, ils doivent donc plus que jamais communiquer efficacement et obtenir rapidement l’accord des parties prenantes pour les décisions métier. De ce fait, la mise en récit des données apparaît comme l’une des méthodes les plus payantes. Mais quel est donc le secret d’une mise en récit efficace?

Ne pas avoir peur d’utiliser des données pour partager sa vision

Il incombe au directeur financier de définir une stratégie et de donner des orientations en matière de ressources. Arriver à faire parler les données rend les personnes plus convaincantes et les interlocuteurs se concentrent sur la teneur essentielle du message et, donc, sur ce qui est important.

Ne pas noyer ses collègues sous une masse d’informations

Il est essentiel de ne pas surcharger d’informations sorties de leur contexte les personnes qui ne travaillent pas dans la finance. Pour intéresser son audience, il est important de mettre l’accent sur l’histoire que peuvent raconter ses données. Les histoires permettent de donner vie aux faits. Elles peuvent aider à donner du sens à un ensemble disparate de faits. Elles facilitent la mémorisation des points essentiels et permettent d’avoir une image claire de l’avenir. Les histoires favorisent également l’interactivité: l’audience s’implique davantage et peut s’identifier à la situation.

Un bon récit devra reposer sur diverses questions: «quoi?» ( les faits et les données), mais aussi «qui?», «comment?», «pourquoi?» et, ce qui manque souvent, «et alors?». Ce sont ces éléments de l’histoire qui rendront les données pertinentes et tangibles.

Construire une analyse comme un récit, avec un schéma narratif

Lors de la création d’une histoire riche en données, il faut d’abord savoir ce que l’on va raconter. Qui sont les personnages? Quels sont les obstacles à surmonter? Que peut-on attendre de son audience à la fin de l’histoire? Pour le savoir, il faut commencer par analyser les données et exposer ses découvertes, en utilisant des outils de visualisation de données pour accélérer et aller plus loin dans l’analyse. Chacun sera ainsi davantage en mesure d’examiner ses données de manière plus précise et plus pertinente.

Il faudra ensuite créer un storyboard qui représente la structure et la forme de son histoire. Cela aidera à réfléchir aux meilleures analogies ou métaphores, à définir clairement le défi ou l’opportunité et à déterminer le déroulement du récit et les transitions nécessaires. Le storyboard permet également de mettre l’accent sur les éléments visuels les plus importants, ceux dont on souhaite que les dirigeants se souviennent. Il est important de n’utiliser qu’un nombre restreint de diapositives. Si des détails supplémentaires sont nécessaires, il est préférable de les fournir dans un document annexe.

Etre vrai… Et l’histoire coulera de source

Pour mieux capter l’attention de ses interlocuteurs, il est important de se demander comment rendre un fait lié aux données plus personnel et qui interpelle davantage. Pour que les données soient marquantes, il est possible de les associer à une métaphore ou à une anecdote. Il faudra d’abord développer son histoire avec des données puis présenter les données et les faits sur lesquels repose le raisonnement. Ensuite, ces données pourront être complétées avec des données qualitatives.

Miser sur le visuel, comme un réalisateur

Les symboles, les graphiques et les images sont des outils de communication efficaces. Un élément visuel bien choisi et bien conçu transmet le message instantanément. En revanche, les tables de données ou de nombres ne sont pas toujours faciles à interpréter pour ceux qui n’ont pas l’habitude des feuilles de calcul. Il faut donc créer des analyses, tableaux et graphiques visuels bien conçus.

Cela s’applique en particulier lorsque l’on doit présenter des faits et des données qui ne constituent pas de bonnes nouvelles pour ceux qui écoutent. Par exemple, si l’on doit communiquer des informations sur un concurrent qui connaît une croissance rapide, une image montrant un prédateur sur la piste de sa proie peut être plus efficace qu’un tableau de chiffres en berne. L’image visuelle permet de prendre conscience du problème et du danger imminent. C’est également un bon point de départ pour faire avancer la discussion.

Se simplifier la vie et celle de son audience

La mise en récit facilite la communication. Les interlocuteurs se souviendront de la teneur essentielle du message et pourront agir en conséquence. Toutefois, la mise en récit doit être simple et directe. Il est certes possible de regrouper plusieurs histoires dans la même présentation, mais il ne faut surtout pas oublier que le cerveau humain ne peut généralement pas retenir plus de trois à cinq concepts ou faits majeurs. Il est donc important d’essayer de se limiter à deux ou trois questions essentielles et de les présenter d’une manière qui fasse écho auprès de l’auditoire.

Par Edouard Beaucourt, directeur France et Europe du Sud chez Tableau

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Comment ruiner sa prise de parole en 4 étapes

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Managers et leaders portent souvent une grande attention au contenu de leurs prises de parole. Il y a pourtant des points de détail, régulièrement oubliés, qui peuvent ruiner la mieux préparée des interventions. Voici quatre d’entre eux.

Etre un leader, c’est plus qu’une fonction, c’est un label. C’est un engagement, une promesse envers les autres qui peut se résumer en un mot : l’inspiration, qui peut être traduite par la capacité à essaimer, générer de nouveaux leaders.

C’est parce qu’ils ont cette responsabilité que les leaders sont souvent de grands storytellers. Steve Jobs et Barack Obama sont de grands classiques que tout le monde connaît.

Pour inspirer, il faut pouvoir raconter ce dont on parle, car il y a un enjeu de connexion. Et au contraire d’un argument et d’une opinion, une histoire est conversationnelle, connectée par nature. Un argument et une opinion appartiennent au registre du monologue, une histoire se situe dans le dialogue.

Pour essaimer, faire naître de nouveaux leaders, il faut aussi que ce que l’on dit puisse faire l’objet d’une appropriation  par le public visé. On parle bien d’une véritable appropriation, pas d’une ingurgitation : un travail de prise de propriété sur le message émis est fait par l’auditoire avec, là aussi, une connexion avec la propre histoire de ces personnes, exercée par elles-mêmes sans contraintes extérieures.

Les leaders efficaces savent cela. Et pourtant, cela ne les empêche pas de commettre des erreurs de storytelling qui peuvent ruiner leurs efforts. Ces erreurs sont particulièrement basiques. Nous avons du mal à imaginer un leader expérimenté faire des ratages à ce niveau, mais c’est un peu comme quand on peste parce qu’on a égaré ses lunettes alors qu’en réalité elles se trouvent juste sur notre tête.

 

Erreur n°1 : l’histoire racontée n’est en réalité… pas une histoire

Le mot storytelling est aujourd’hui ce qu’on appelle un buzzword : il est plaqué sur toutes sortes de discours et d’écrits. Parfois, du storytelling est labellisé avec justesse, parfois une communication tout ce qu’il y a de plus traditionnelle l’est à tort, et parfois même, un storytelling n’est pas identifié comme tel. Les médias ne nous aident pas à y voir plus clair, car ce sont très largement eux qui ont contribué à ce flou artistique en utilisant le mot storytelling à tour de bras dans leurs articles et reportages. Quand ce n’est pas carrément le titre d’une émission, qui parle un peu de storytelling mais aussi de plein d’autres sujets et techniques dans lien réel.

Comment reconnaître (à temps, ou pas…) que l’on est en train de s’égarer ?

C’est le début qui va tout de suite être un indicateur (tant mieux !).

Si le speech commence par « Notre objectif est de… » ou « Voici les valeurs qui nous définissent… » ou encore « Voici pourquoi nous sommes un investissement de choix pour nos partenaires… », c’est mort. Ce n’est pas du storytelling. Ce n’est pas une histoire mais une liste d’arguments, une explication.  Une histoire, ce sont des événements qui se produisent, ou pourraient se produire, et qui arrivent à quelqu’un.

Commencer un speech par des éléments vivants de contexte d’une situation précise, parler d’une personne précise, ou de soi-même est un moyen plus sûr de faire du storytelling.

 

Erreur n°2 : demander la permission de raconter une histoire

On l’entend souvent : « si vous le permettez, je vais vous raconter une histoire… ». Comme si on s’excusait de ne pas utiliser les codes habituels (et inefficaces) des discours plan-plan. Comme si, aussi, on la considérait comme une parenthèse dans le discours, un peu de divertissement avant le cœur du speech. C’est à bannir. L’histoire est de suite décrédibilisée, quelle que soit sa valeur, et tout le reste du speech aussi, car son auteur aura l’air suspect, en donnant l’impression de vouloir noyer le poisson.
Erreur n°3 : « je vais vous raconter une histoire »

Cette erreur n’est pas sans liens avec la précédente. Mais l’effet est tout autre. Ici, on tue carrément l’histoire. Il y a effectivement une chose importante dans le storytelling, c’est la capacité d’accrocher l’auditoire dès le début du speech. Une même histoire amenée de deux façons différentes peut avoir des résultats complètement opposés. Si l’histoire que l’on veut utiliser est bonne, nul besoin de l’annoncer, on la raconte, tout simplement sans avoir besoin de mentionner le mot « histoire », les mécanismes internes du public la reconnaîtront.

 

Erreur n°4 : ne pas reconnaître une grande histoire quand on en rencontre une

Je me souviens encore toujours de cette entreprise dans laquelle j’avais travaillé. Pendant la guerre, le patron-fondateur avait déménagé son entreprise et ses salariés en zone libre française, à 400 km de son lieu d’implantation, juste pour ne pas être sous le joug des nazis.

Beaucoup de monde connaissait cette histoire dans l’entreprise. Par contre, elle n’était jamais utilisée, à part lors de conversations informelles et sans but précis, pour meubler. Par contre, lorsque l’entreprise a connu de grosses difficultés, tout le monde a baissé les bras très vite, sans penser à trouver de la ressource dans cet exemple du passé, dans le cadre duquel l’entreprise avait osé, s’était rebellée contre le destin. La force de cette histoire n’avait pas été repérée. C’est une compétence nécessaire pour un leader, et le genre d’histoires à avoir dans sa base de données narrative personnelle.

 

Il y a bien d’autres erreurs de storytelling à pouvoir commettre, mais ces quatre-là sont à la fois basiques et rarement prises en compte par les leaders.

Chronique de Stéphane Dangel

7 clés pour mieux argumenter et convaincre, le pouvoir des métaphores

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Dans une équipe ou lors d’une soirée réseau, vous cherchez à présenter votre activité de façon plus impactante, à valoriser une idée ou rendre votre argument plus convaincant… Le langage imagé est un puissant levier de communication. En plus, vous verrez, vos contacts adorent ça !  

Le langage imagé, qu’est- ce que c’est, comment ça marche ?

 Il vous est sans doute déjà arrivé de sortir perplexe d’une réunion de travail avec le sentiment désagréable d’être saturé d’informations, d’analyses et d’arguments contradictoires. Pour utiliser une image, vous avez la tête comme une bouteille que vous remplissez avec un jet d’eau très puissant: la bouteille finit par déborder sous la pression avant même d’être pleine. Notre cerveau gauche, siège de l’analyse, peut traiter au plus de 7 éléments d’information à la fois. Une bonne raison selon Arnaud de Staël, coach et hypothérapeute, « de solliciter son cerveau droit, siège des émotions et de la créativité, lequel fonctionne de façon globale, permanente et sans limite. Pour utiliser une autre image, imaginez votre cerveau gauche devant un arbre, il l’observe, l’analyse, puis passe à l’autre arbre à côté et recommence son étude et ainsi de suite. Tandis que votre cerveau droit qui passait lui aussi par là s’émerveille : « Oh, la belle forêt ! ». Vous l’avez compris le langage imagé, par ses symboles, ses analogies, ses métaphores, ses histoires, parle au cerveau droit, et peut ainsi établir une communication plus riche, plus immédiate et à un niveau également plus profond.

Les 7 bénéfices du langage imagé.

Les Indiens d’Amérique avec leur culture chamanique n’ont pas attendu la science occidentale pour comprendre le fonctionnement du cerveau dans ses deux dimensions et l’importance du cerveau droit pour donner du sens et favoriser les apprentissages. Jugez plutôt…

Bénéfice #1 : Donner du sens.

Gérard Caron, fondateur de l’agence de design Carré Noir nous rapporte une belle histoire qui illustre comment l’approche symbolique l’a fait avancer dans la compréhension de son métier.
« C’était lors d’un voyage de formation aux États-Unis. Un jour, un de mes enseignants, un Indien New Yorkais me montre un autre homme, visiblement de la même origine.
– Que voyez-vous ?
– Et bien… Un homme.
– Vous, vous ne savez pas regarder. C’est un Indien. Et il n’est pas tout seul.
À côté de lui, il y a un Classique.
– Un Classique ???
– Oui, un Indien est toujours accompagné par son Classique, sinon, très vite, il
est perdu. De même, on ne voit jamais un Classique sans son Indien, sinon,
très vite, il devient fou. »

Son image m’a d’abord frappé, puis intrigué. J’ai mis un temps à réaliser qu’il m’avait donné une clé applicable tant au niveau professionnel que personnel. L’Indien et son Classique, c’était moi et tout-un-chacun ! Dans la pratique de mon métier, je cherche depuis à faire dialoguer la partie émotionnelle et la partie rationnelle.

Bénéfice #2 : Mieux se faire comprendre.

Une métaphore permet de sortir du cadre strict d’un échange et crée ainsi un intérêt plus vif, une curiosité quasi-enfantine. L’impact est d’autant plus fort que l’image est inattendue, tout en se rattachant à une expérience commune.
Marcel Botton, fondateur Nomen, la première agence de création de noms de marques doit souvent répondre à cette objection :
« Les études qualitatives effectuées sur quelques personnes ne sont pas représentatives de la population générale ».
Il procède alors par analogie et compare ces focus-groupes à la radiographie :
« à l’intérieur du corps on découvre des tas de choses qui n’étaient pas observables avant, comme par exemple, la forme des organes, leur position asymétrique. Quelques observations suffisent. En revanche, on peut rapprocher les études quantitatives à la toise de la visite médicale : il faut un grand nombre de mesures pour constater l’augmentation de la taille des Français d’une génération sur l’autre ».

Bénéfice #3 : L’appropriation du message.

Lorsque vous employez une histoire ou une métaphore pour exprimer une idée, vous n’expliquez rien et donc laissez le soin à votre interlocuteur de comprendre et décrypter lui-même vos propos, comme son professeur avait incité Gérard Caron à le faire. Cette démarche active lui permet alors de s’approprier d’autant plus un message qu’il a contribué à le formuler et à lui donner un sens. Pour cette raison, la formatrice Marine Cousin-Bernard incite ses stagiaires par des questions ouvertes de traduire leurs problèmes et leurs besoins par des images. Ainsi à l’un à l’un d’entre eux qui hésitait à créer son entreprise, elle lui demande d’imaginer à quoi ressemblent ses freins. Celui-ci se met alors à créer un vaste paysage de montagnes dans lequel il trouve lui-même la réponse : la plus haute montagne qui bloque la route, symbolise son frein principal : les démarches administratives. À l’aide d’éléments symboliques de son paysage, il se représente les actions concrètes et réalisables pour surmonter l’obstacle.

« Le langage imagé marche d’autant mieux, renchérit Arnaud de Staël, coach et hypnothérapeute, quand vous développez votre métaphore sans marquer d’intention, sans insistance particulière, comme à l’improviste car votre interlocuteur a d’autant plus le sentiment de découvrir par lui-même le sens de vos propos. »

Bénéfice #4 : Gagner du temps.

Le langage imagé créé des raccourcis qui permettent à vos interlocuteurs de comprendre quasi instantanément des idées ou des notions qui demanderaient de longs développements dans un langage analytique. Ainsi Gérard Caron, pour répondre à une aussi vaste question que « Une identité visuelle, qu’est-ce que c’est ? », répond simplement en montrant une affiche de Coluche où tout est le nez rouge, la salopette, les croquenots jaunes, tout… sauf lui.

Autre gain de temps : l’effet coupe-file. 
Dans une soirée réseau, vous avez rejoint un groupe où la discussion est très animée. Difficile d’en placer une ? Faites ce test : commencez votre phrase par « A propos, vous connaissez l’histoire du gars qui… ». Tout le monde s’arrête pour vous écouter. Vos contacts sont comme Bernard Sananès, coach t formateur quand il déclare : « L’abstraction le fatigue. Le visuel rend votre propos plus concret et donc plus immédiat. En rendant vos propos très imagés, c’est comme si vos interlocuteurs arrêtaient d’écouter la radio et se retrouvaient au cinéma et s’immerger dans un film. Vous donnez à voir, là où un discours abstrait et conceptuel donne à penser ».
Ceci dit, maintenant que tout le monde vous écoute, à vous d’assurer !

Bénéfice #5 : Dégager un consensus.

Une image, par son immédiateté présente aussi l’intérêt de déclencher une réaction spontanée, qu’elle soit d’adhésion ou de rejet. Marine Cousin-Bernard propose aux participants à ses formations de découper des images dans les journaux les plus en résonance avec leur objectif de stage et de se concerter pour n’en retenir qu’une, à partir de laquelle un consensus pourra plus rapidement s’opérer pour définir les moyens d’atteindre l’objectif.
A contrario, reprend notre formatrice, pour définir la future campagne de communication d’une entreprise, il arrive que les participants qui s’étaient pourtant mis d’accord lors d’une réunion préparatoire, soient déconcertés par le résultat, par exemple une annonce publicitaire « qu’ils ne la voyaient pas comme ça ».

Bénéfice #6 : La proximité.

Les métaphores, qu’elles soient tirées de contes anciens, de faits d’actualité, d’observations scientifiques, d’histoires ou d’expériences personnelles, renvoient toutes à un savoir, à un imaginaire et un vécu communs. Elles brisent ainsi plus facilement la glace, rapprochent, crée des connivences. Marcel Botton se souvient encore de sa rencontre à 18 ans avec son voisin de Ville d’Avray : Jean Rostand. Le voyant intimidé, le fameux naturaliste et moraliste, lui explique que la différence entre eux est microscopique et tient à une simple séquence d’ADN.

Bénéfice #7 : La mémorisation.

Ce dernier bénéfice se déduit des précédents. L’impact, la rapidité, l’émotion sensible, la surprise, le recours à des référents communs, l’investissement psychologique de votre interlocuteur dans le décodage des images, toutes ces qualités conduisent naturellement le langage imagé à graver dans l’esprit de vos contacts la teneur de vos propos.

3 conseils pratiques pour vous y mettre.

Tous, nous émaillons déjà naturellement et sans difficulté nos propos d’images et de symboles : un tel est d’accord pour « se jeter à l’eau », un autre « prend la clé des champs » même s’il lui reste « du pain sur la planche », etc. Le problème, c’est que ces expressions en tombant dans le langage commun, se sont dévitalisées : les images sont devenues des clichés. Il s’agit donc d’inventer vos propres images ou d’en puiser dans un stock d’histoires en sachant les raconter à propos. Gérard Szymanski, formateur en PNL et auteur de La métaphore, voix royale de la communication, vous livre quelques clés pour vous débarrasser de vos préjugés et aller de l’avant.

Premier préjugé : je ne retiens pas les histoires.

Mais vous êtes capables de retenir le nom d’une personne importante ? Si une histoire l’est pour vous, ce sera pareil. Observez ceux qui enchaînent les histoires drôles dans un dîner Comment font-ils ? Dès qu’ils ont fait une trouvaille, ils la racontent plusieurs fois dans des cercles différents : famille, amis, collègues, etc. Au bout du compte, non seulement ils l’auront mémorisée, mais ils lui auront donné leur propre style.

Deuxième préjugé : je ne sais pas raconter.

Imaginez qu’il s’agit d’une langue étrangère et que vous avez très envie de visiter le pays où elle est parlée. Plus généralement interroge Gérard Szymanski, « A quel âge avez-vous décidé de devenir vieux et de ne plus vous développer ? »

Je risque de ne pas être pris au sérieux. 
C’est vrai qu’il faut oser. Mais plutôt que de parler de risque, il vaut mieux parler de chance ! La chance note Gérard Szymanski « de créer une rupture et le changement de ton qui réveille un auditoire, tandis que le robinet d’eau tiède d’un discours monotone, fût-il de haute précision, a des effets hypnogènes garantis ».

 

11 règles d’or pour briller en repas d’affaire !

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Que l’on soit PDG ou commercial, qu’il s’agisse de négocier, d’entamer une nouvelle collaboration ou seulement de cultiver son réseau. Mener à bien un repas d’affaire relève quasiment de l’art. Des liens peuvent se nouer et des relations de confiances peuvent s’établir plus facilement qu’on ne le croit lors de ce moment de convivialité. Á condition de rester naturel et de respecter quelques règles de base.

 

11 règles d’or pour briller en repas d’affaire !

Bien choisir le restaurant.

En effet, le restaurant doit être adapté à la fois à l’interlocuteur que vous invitez et à l’objectif du repas. Mieux vaut savoir au préalable si le repas doit vous permettre d’entamer doucement des négociations sur un contrat important, ou si le seul but est d’entretenir votre réseau. Dans tous les cas, optez pour un endroit calme et convivial où il sera possible de parler sans avoir à élever la voix et de manière détendue. Afin d’éviter toute mauvaise surprise en terme de confort, d’accueil et de service, il est préférable de connaître l’endroit, ou au moins de s’être renseigner sur l’établissement.

Pour être sûr de ne pas vous tromper, commencez par vous renseigner sur les habitudes gastronomiques de votre invité. Si vous n’avez pas l’occasion d’échanger avec lui à ce sujet, ou s’il n’a pas d’assistant pouvant vous renseigner, optez pour un établissement au menu assez diversifié (s’il est végétalien ou intolérant au gluten, il aura surement pensé à vous le dire en acceptant l’invitation).

 

Le repas d’affaire est un rendez-vous professionnel, qui doit être préparé et abordé comme tel  !

La veille du rendez vous, il est conseillé d’envoyer un e-mail de confirmation rappelant l’heure et l’endroit. Profitez de ce mail pour glisser certains documents sur votre entreprise ou sur le contrat dont il est question (afin d’éviter les piles de documents entre les assiettes), avec une petite note précisant quel sera le sujet engagé lors du rendez vous. Cela vous permettra une entrée en matière plus facile lors du repas, mais aussi, évitera à votre invité de se sentir piégé lorsque vous aborderez le sujet en question.

Il est primordial d’arriver avant son invité (si vous êtes l’invité n’arrivez pas plus de 10 minutes en avance) pour pouvoir l’accueillir, le mettre à l’aise et montrer l’attention que vous lui portez. Maintenant, c’est à vous de prendre les choses en main, prenez les devant pour vous installer, votre invité fera de même.

Avant de vous asseoir, veillez à présenter les personnes qui ne se connaissent pas, en effet, les poignées de mains s’accordent toujours debout. Veillez à présenter les individus avec courtoisie en détaillant les fonctions de chacun. On commence toujours par présenter les personnes les moins “importante” pour finir avec les individus les plus haut placés dans la hiérarchie. N’oubliez pas que l’on présente toujours ses collaborateurs à ses clients, et non l’inverse !

 

Être prévenant et galant.

Pensez toujours à laisser les places les plus confortables aux femmes (la banquette plutôt que la chaise par exemple) ou la place avec une vue dégagée sur la salle ou l’extérieur. Pour éviter tout confusion, prenez soin de désigner à chaque convive sa place autour de la table en alternant hommes et femmes, et en réservant la place face à vous à votre principal interlocuteur. N’oubliez pas d’éteindre complètement votre téléphone afin de ne pas être distrait par une sonnerie ou une vibration, car ce genre de repas exige une concentration totale.

 

Se tenir correctement.

Il s’agit là des règles de base de bonne tenue : ne mettez pas vos coudes sur la table et tenez-vous droit. Ne vous avachissez pas sur votre siège, laissez vos mains visibles (ne les mettez pas sur vos genoux ou sous la table) et n’allongez pas vos jambes. La serviette doit rester sur vos genoux ou sur votre chaise si vous quittez la table. Elle ne doit pas apparaître autour du cou ou sur la table. Evitez par ailleurs de saucer l’assiette avec du pain. Si ces règles semblent basiques, l’inattention, le stress ou au contraire une trop grande décontraction peuvent parfois vous pousser à les transgresser, et cela peut être une faute éliminatoire… Ce serait dommage.

 

Qu’est ce qu’on mange ?

En choisissant un Menu (plutôt que des plats à la carte), vous êtes assuré que toute la table sera servie au même rythme et que le repas ne s’éternisera pas trop. Suggérez donc un Menu, tout en laissant une marge de manœuvre à votre interlocuteur et en approuvant ses choix afin de le mettre à l’aise. Le conseil est de ne rien manger de trop lourd ou trop gras, pour toujours se sentir à l’aise. Bien évidemment, on évitera les plats en sauce et les autres mets compliqués à manger (volaille, spaghetti, fruits de mer difficiles à décortiquer…). Si vous invitez, c’est à vous de choisir le vin, tout en prenant soin de demander l’accord de toute la table. C’est ensuite à vous de remplir les verres à chaque fois qu’ils sont vides. Si vous n’êtes pas amateur de vin, demandez conseil subtilement à votre invité et servez vous une petite quantité de vin dans votre verre, quitte à ne pas la boire (un verre plein n’étant pas à remplir, cela vous évite de refuser du vin si vous êtes l’invité).

 

On trinque ?

L’usage veut que l’on ne trinque pas lors d’un repas d’affaires. Mais vous pouvez vous contenter de lever légèrement votre verre et de regarder vos invités en les saluant.

 

Être le chef d’orchestre.

Une fois tout le monde servi, c’est à vous de commencer votre assiette, il peut être assez mal vu de lancé un “Bon appétit” aussi joyeux soit-il.

 

Parler affaires.

Selon l’importance du sujet que vous désirez aborder, l’usage veut que l’on attende plus ou moins longtemps. Si votre convive est déjà au courant du sujet que vous souhaitez aborder, une douce et sobre introduction dudit sujet peut se faire dès la fin du plat principal, en effet, inutile d’attendre trop longtemps pour entamer le sujet qui vous a réuni autour de cette table. Engagez toujours la conversation avec tact et délicatesse, en regardant votre interlocuteur dans les yeux, le visage détendu et en vous tenant droit. Si vous comptez aborder un sujet plus sérieux contenant certains enjeux et que vous n’avez encore jamais échangé à ce propos avec votre interlocuteur, il est préférable d’attendre le moment du café, ou la table est moins encombré et que tout le monde est à l’aise. Le repas d’affaire est le moment idéal pour proposer un projet ou une collaboration, il permet de nouer des liens entre les individus, cependant il ne faut absolument pas vouloir tenter de conclure une affaire lors d’un repas, votre invité se sentirait pris au piège et cela dégraderait l’ambiance.

 

L’addition s’il vous plaît.

Pour régler la note, l’idéal est de quitter la table au moment du café pour aller régler l’addition discrètement. Autre solution : vous faire envoyer la note au bureau. Dans tous les cas, évitez qu’elle soit vue par vos invités.

 

Quitter le restaurant.

Une fois le repas et le café terminés, remercier chaleureusement vos invités de vous avoir accordé du temps et levez-vous lentement de table. Vos invités vous suivrons.

 

Remercier une seconde fois.

Prenez soin de remercier une seconde fois vos invités après les avoir quittés (dans l’après midi). Soit par mail, soit par SMS et prévoyez si besoin une prochaine rencontre.

 

Comment passer maître dans l’art de la présentation

presentationPlusieurs fois par an, un groupe de dirigeants de start-up fait une démonstration de 6 minutes pour présenter ses produits à des investisseurs en capital-risque, des analystes et des journalistes. Le nom de cet événement est donc, en toute logique, DEMO.

Il s’agit d’une grande opportunité, surtout si vous savez comment ça se passe : les entrepreneurs agissent comme s’ils n’avaient pas besoin d’investisseurs, et ces derniers comme s’ils n’avaient pas besoin d’entrepreneurs. (Ce qui reviendrait à prétendre que vous êtes au régime au salon du chocolat.)

Cette publication s’adresse à tous ceux qui doivent réaliser une présentation efficace, que ce soit lors d’une conférence DEMO ou ailleurs. Savoir réaliser une bonne  « prés » est une compétence essentielle pour lancer un produit, mobiliser des fonds, conclure une vente, réunir la presse et recruter des employés ; d’où l’importance de s’entraîner.

  • Créez un produit digne d’être présenté. Pour devenir un pro de la démo, commencez par créer un super produit à présenter. Les présentations constituent en effet une excellente opportunité en matière de relations publiques. Mais il faut s’en servir lorsque vous êtes prêts, et non lorsque l’opportunité s’offre à vous. Si votre produit est médiocre et que vous n’en faites pas la démo, vous serez le seul à savoir qu’il est quelconque. Si vous en faites la démo, le monde entier le saura.
  • Prenez vos précautions. En matière d’équipements électroniques, les doublons ne sont jamais de trop. Partez du principe que vos appareils vont tomber en panne la veille de votre démo. Prévoyez donc d’emmener deux, voire trois, ordinateurs, téléphones, clés USB. En bref, tout ce dont vous avez besoin pour réussir votre démo.
  • Organisez-vous en avance. Vous ne devez jamais avoir l’air dépassé (par exemple, en recherchant des dossiers et des fichiers sur votre disque dur). Vous avez des semaines pour préparer ces 6 minutes. Ne gâchez pas tout en ne vous y préparant pas à l’avance.
  • Écartez les facteurs que vous ne pouvez pas maîtriser. Aurez-vous accès à Internet pendant votre démo ? Oui, mais prévoyez une solution de secours au cas où. Bien sûr, l’hôtel dispose d’un accès Internet, mais que se passera-t-il si des centaines de personnes l’utilisent en même temps ? Mieux vaut simuler l’accès Internet à votre serveur. Vous n’êtes pas obligé de montrer le vrai système. Après tout, il ne s’agit que d’une démo.
  • Commencez dans « le choc et la stupeur ». J’ai emprunté cette formulation à mon ami Peter Cohan, auteur du livre « Great Demo!: How To Create And Execute Stunning Software Demonstrations« . D’après lui (et c’est aussi mon avis), vous disposez d’environ une minute pour captiver votre audience. Alors, n’attendez pas pour atteindre l’apogée de votre présentation. « Choc et stupeur » : voilà les émotions suprêmes que votre produit doit générer. Le but est d’impressionner votre audience dès les premières secondes.
  • Faites une croix sur les blagues. Vos blagues sont-elles drôles ? Réponse : non. Peu de personnes sont suffisamment drôles pour arriver à placer une blague. L’inconvénient d’une blague ratée (outre la perte de confiance et d’élan) est bien supérieur à l’avantage apporté par une blague réussie.
  • Faites cavalier seul. Un pro de la démo travaille seul. Peut-être pensez-vous qu’une présentation est plus efficace lorsqu’elle est réalisée par les deux co-fondateurs, et que ce sera l’occasion de montrer à tout le monde à quel point vous vous entendez bien. Mais l’exercice s’avère déjà assez difficile pour une personne seule. Alors, essayez de faire une présentation interactive à deux est quatre fois plus difficile. Si vous voulez faire un duo, allez au karaoké.
  • Exit le jargon. L’utilisation d’un langage simple et succinct est la clé du succès. Votre logiciel peut être le meilleur du monde, mais le client ou le partenaire logiciel de l’entreprise d’investissement de vos rêves se trouve dans l’audience. S’il ne comprend pas votre démo, il ne risque pas d’en parler à ses collègues de retour au bureau. L’audience doit être impressionnée par ce qu’elle voit, et non par ce qu’elle entend.
  • Gardez les questions pour la fin. À la conférence DEMO, il n’y a pas de temps pour les questions (heureusement). Dans tous les cas, vous devez toujours répondre aux questions à la fin car vous ne pouvez jamais savoir à l’avance ce qui va vous être demandé. Or elles peuvent faire capoter votre présentation.
  • Terminez en beauté. Démarrez sur une bonne note. Après les avoir impressionnés, revenez sur vos pas et montrez-leur comment procéder. Non seulement l’objet de votre démo est sensationnel, mais vos explications sur son mode d’utilisation le rendent accessible, même pour de simples mortels. Et finissez en beauté. C’était le tour de passe-passe fétiche de Steve Jobs ; il avait toujours « un petit truc en plus » en réserve.

J’ai donné ces conseils à des centaines de start-up, et des centaines de personnes les ont lus en ligne ; mais malgré cela, la plupart des démos ne sont toujours pas à la hauteur. En effet, ces personnes pensent que mes conseils s’adressent uniquement à la masse inculte qui n’a pas de produit en attente de brevet, scientifiquement révolutionnaire, ou encore innovant, contrairement à elles, et que cette masse n’est pas dotée de talents de présentateurs comme elles.

Vous vous comptez peut-être parmi ces personnes. Mais vous auriez tort. Apprendre à faire une présentation qui tue ne sera pas une partie de plaisir.

A propos de Guy Kawasaki : il est actuellement l' »évangéliste en chef » de Canva et l’ancien « évangéliste en chef » d’Apple . Il est l’auteur de treize ouvrages, dont The Art of Social Media: Power Tips for Power Users, APE: Author, Publisher, Entrepreneur — How to Publish a Book, What the Plus!, et Enchantment: The Art of Changing Hearts, Minds and Action. Il partage des bonnes pratiques sur les thèmes du marketing, des médias sociaux , de l’écriture, de l’auto-édition, de l’innovation et du capital-risque .

Cette publication est un court extrait du dernier livre de Guy Kawasaki : The Art of the Start 2.0.

Pour affirmer votre leadership, soignez votre façon d’entrer dans une pièce

BillKevinWebPendant plus de vingt ans, un cadre supérieur employé dans le secteur aérien a eu l’habitude d’être régulièrement promu pour ses performances reconnues dans la gestion de crise. Quand toute l’équipe avait tendance à paniquer, lui au contraire restait calme, efficace et ferme. Mais ce cadre se retrouve désormais en charge d’une grande partie de l’entreprise – et donc d’un grand nombre de salariés. Et la Direction l’investit d’une nouvelle mission : motiver les équipes. A cette fin, il doit pouvoir montrer qu’il a lui aussi des émotions – c’est-à-dire montrer aux salariés qu’il s’intéresse à eux, comportement qu’il a tenu caché pendant plus de vingt ans. Comment doit-il s’y prendre ? Comment peut-on à la fois asseoir sa propre autorité et manifester de l’empathie envers les autres ? Tout commence en réalité par la façon dont vous entrez dans une pièce.

Soyez conscient des signaux que vous envoyez. Lorsque vous vous tenez simplement debout, occupez-vous tout l’espace ou bien avez-vous tendance à vous rapetisser ? Est-ce que vous marchez avec confiance, ou bien d’un pas mal assuré ? Lorsque vous vous trouvez seul en position assise, êtes-vous plutôt tassé ou vous tenez-vous bien droit ? Lorsque j’ai commencé à travailler avec ce cadre supérieur travaillant dans le secteur aérien, j’ai remarqué qu’il avait tendance à entrer dans la pièce en essayant d’être le plus transparent possible. Ses épaules tombaient, ses yeux étaient rivés vers le bas. Lors de nos discussions, il s’est avéré qu’il avait été tyrannisé pendant cinq ans environ quand il était adolescent. Depuis, son corps portait la trace de ces maltraitances. Et il n’avait même pas conscience que cette posture lui coûtait cher encore aujourd’hui, y compris dans sa vie quotidienne au travail. Ses peurs l’empêchaient de se relier aux autres. En revanche, il parvenait lors de situations de crise à maîtriser ses angoisses et à se concentrer sur les tâches à accomplir. Il y a ici deux points essentiels à retenir. Le premier est que vous laissez toujours transparaître vos intentions et émotions, et ceci est vrai pour tout un chacun. Le second point est que la plupart du temps, vous n’êtes pas consciemment réceptifs à tous ces signaux, qu’il s’agisse de ceux que vous émettez ou bien de ceux que les autres vous envoient. C’est votre inconscient qui prend alors le relais. Il joue un rôle fondamental dans un très grand nombre d’interactions que vous avez avec les autres, ainsi que sur l’ascendant que vous pouvez avoir sur eux. Il est donc essentiel de parvenir à contrôler ces signaux inconscients. Une fois que vous vous serez forgé une image de vous-même, soit au travers d’une prise de conscience de la réalité, soit dans l’idée d’améliorer les choses, vous serez prêt à passer à l’étape suivante.

Recentrez-vous sur un type particulier d’émotion. Pensez au charisme d’un acteur comme Kevin Spacey. Quel est son secret ? La plupart des gens pensent que le charisme est un trait inné, mais en réalité nous avons tous du charisme, à certains moments. Remémorez-vous une occasion où vous avez participé à une réunion, ou avez retrouvé votre compagne ou compagnon après un événement important, et que l’on vous a demandé, sans préambule : « Que s’est-il passé ? » Vous vous êtes alors mis à parler à flot, que ce soit pour diffuser une bonne ou une mauvaise nouvelle. Vous étiez dans un état d’excitation, de désarroi ou de réussite, peu importe : on vous écoutait. C’est cela, le charisme. C’est réussir à parler d’un sujet précis de façon authentique, et être écouté.

Vous devez interroger vos émotions avant chaque réunion, conversation ou chaque présentation. Pour beaucoup d’entre nous, notre esprit est assailli d’une multitude de pensée, toute la journée – ce que les bouddhistes traduisent par la nécessité de « dompter l’esprit singe » ; nous pensons à une chose, puis à une autre, un peu comme une succession de balles de flippers tirées dans l’une de ces vieilles machines. Cela est le contraire du charisme, et n’attire en aucune façon l’attention vers vous. En revanche, les personnes qui parviennent à se libérer de toutes leurs pensées encombrantes, sans intérêt, et à se concentrer sur un type particulier d’émotion, constatent qu’elles réussissent alors à attirer l’attention vers elles. Nous sommes connectés aux émotions fortes que ressentent les personnes autour de nous. Nous avons des neurones miroirs qui s’activent (sans que nous en ayons conscience) lorsque nous voyons quelqu’un dans un état de grande excitation, de colère, ou de joie. Ces émotions déteignent sur nous, elles nous contaminent, en quelque sorte. Et c’est ainsi que ces personnes réussissent à capter l’attention d’une salle toute entière.

Enfin, ayez des choses intéressantes à dire. Si vous voulez exercer une certaine autorité, vous devez savoir sur quels domaines elle portera. Je vous conseille d’arriver bien préparé, car une fois que tous les regards seront rivés sur vous, votre auditoire s’attendra à ce que vous ayez quelque chose de marquant à lui dire.

Voici donc, pour résumer, mes trois conseils pour construire et asseoir votre autorité. Premièrement, analysez la façon dont vous vous présentez habituellement au reste du monde, et modifiez votre position si nécessaire. Deuxièmement, concentrez-vous sur une émotion particulière pour chaque réunion importante. Enfin, et c’est là où le bât blesse le plus, en général – préparez votre discours, ayez quelque chose d’intéressant et de pertinent à dire. Mais oubliez les grandes phrases et les concepts compliqués. Les dirigeants font souvent la part belle à l’intellect, sous l’influence de réflexes conscients. Or, c’est par le biais de l’inconscient, en réalité, qu’une relation s’amorce, ou ne s’amorce pas.

Quelles sont les qualités d’un bon orateur ?

La prise de parole en public n’est jamais facile. Un petit incident et vous perdez vos moyens. Ces éléments vous permettront de garder votre auditoire attentif.

Si vous avez peur de parler en public, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. En 2014, un sondage a établi que la première crainte des américains était de prendre la parole en public. Selon eux, cela serait même plus effrayant que les insectes, les serpents ou les seringues.

Pourtant, s’adresser à un auditoire plus ou moins large est une compétence indispensable pour tout leader qui se respecte.

Skip Weisman, expert de la communication au travail, propose des conseils pour améliorer ses compétences à l’oral. Pour lui, un bon orateur possède quatre qualités fondamentales.

Un bon orateur sait s’adapter

Tout commence par un peu de bon sens. Un bon orateur cherche à transmettre quelque chose à son public et à s’adresser à lui en adoptant son point de vue. Vous ne devez pas vous contenter de mettre en avant votre expertise ou vos connaissances. Donnez des exemples et racontez des anecdotes pour créer un lien avec votre public.

Un bon orateur a de l’assurance

L’assurance est cruciale dans n’importe quelle forme de communication, en particulier quand vous vous adressez à un public nombreux. Le langage corporel est important. Faites notamment attention à maintenir un contact visuel avec votre public et à adopter une position ouverte pour l’impliquer et donner plus de poids à vos arguments.

Un bon orateur sait raconter des histoires

Votre public n’a pas envie de recevoir de leçon. Dans ces conditions, un bon orateur « sait raconter des histoires et lier les anecdotes à des enseignements importants contenus dans sa présentation, » explique Weisman.

Un bon orateur est patient

Quand vous vous adressez à un public, il est crucial de faire des pauses afin de le laisser réfléchir aux points clés que vous évoquez, recommande Weisman. Un orateur compétent « reprend son souffle et attend quelques instants après une information importante. » Il peut également amener le public à réfléchir via des questions qui lui permettront de s’identifier au discours.

Article de Steven Benna. Traduction par Manon Franconville, JDN.

Voir l’article original : 4 skills you need to master to become a great public speaker

22 signes annonciateurs d’une réunion difficile

 par dans 1 – Emploi des Cadres : Marché et Offres

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Avec la rentrée, c’est le retour des réunions en tout genre : de cadrage, de pilotage, d’objectifs… Vous avez encore du sable coincé entre les orteils mais vous ne pourrez pas y échapper !

Un homme averti en vaut deux, dit-on. C’est pourquoi nous avons souhaité vous aider à évaluer le degré de gravité des situations que vous vous apprêtez à vivre. Voici donc plusieurs indices qui vous permettront d’anticiper à quel point cette réunion à laquelle vous devez assister va être un calvaire.

1 – Quand vous découvrez avec effroi que le PowerPoint de votre manager comprend 92 slides

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2 – Quand vous constatez que le contrôleur de gestion et le responsable comptable sont présents à la réunion et qu’ils ont, eux aussi, prévu un PowerPoint.

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3 – Quand vous arrivez en retard et déployez tous les efforts du monde pour vous faire discret

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4 – Quand vous vous rendez à la 7e réunion de la semaine

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5 – Quand votre manager annonce qu’il vient de mettre au point un nouvel outil de reporting

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6 – Quand vous savez que vous allez repartir avec plus de questions que de réponses

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7 – Quand l’animateur demande à tous les participants de ranger les portables, vous privant ainsi de toute échappatoire digitale

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8 – Quand, finalement, tenter « la petite pointe d’humour » n’était pas votre meilleure idée

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9 – Quand votre manager vous prend par surprise en citant votre nom au milieu de la réunion

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10 – Quand vous réalisez que la réunion a surtout pour objectif de caler les dates des prochaines réunions.

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11 – Quand, pour une visio-conférence, vous passez 3/4 d’heure à attendre que tout le monde soit connecté et que le matériel fonctionne.

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12 – Quand vous surprenez un collègue en train de fayoter

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13 – Quand vous réalisez que vous n’êtes pas du tout concerné par l’ordre du jour.

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14 – Quand votre collègue qui a une lourde tendance à se perdre dans les détails entame sa 7e minute de prise de parole

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15 – Quand l’objet de la réunion est le « mieux travailler ensemble »

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16 – Quand un des participants prononce le mot « synergie » pour la 4e fois en moins de 10 minutes

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17 – Quand après 2 heures de réunion vous revenez de pause et constatez que la salle n’a pas été aérée entre temps

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18 – Quand le manager demande si tout le monde a bien pris connaissance des documents envoyés en amont de la réunion et que tout le monde semble l’avoir effectivement fait, sauf vous.

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19 – Quand votre manager félicite l’équipe et surjoue sa satisfaction

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20 – Quand le manager demande un volontaire pour rédiger le compte rendu de la réunion

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21 – Quand l’un de vos collègues prend la parole pour donner son avis sur un sujet qu’il ne maîtrise pas

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22 – Quand la Direction Générale débarque à l’improviste dans la réunion

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Mais quand la réunion se termine, enfin…

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Ce billet est le second (avec le test pour les managers) que j’ai eu l’immense plaisir de co-construire avec Héloïse Guy, alternante au centre Apec de Rennes. Elle nous quitte le mois prochain pour continuer sa formation. Je lui souhaite toute la belle réussite qu’elle mérite pour la suite.

Une réunion du conseil ennuyante ou une réunion du conseil inspirante ?

Gouvernance | Jacques Grisé

Sous l’entête « What I write about », blogs in French, l’on retrouve tous ses articles en français.

L’auteure a une solide expérience d’interventions de consultation auprès de conseils d’administration de sociétés américaines et d’accompagnements auprès de hauts dirigeants de sociétés publiques.

Dans ce billet, elle donne dix (10) conseils aux présidents de CA afin de les aider à mieux exercer leurs rôles de leader et à dynamiser leurs réunions de conseil.

Je crois que vous serez intéressés à connaître les conseils qu’une intervenante expérimentée recommande aux présidents de CA, eu égard aux bons comportements à adopter lors des séance du conseil ?

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

Une réunion du conseil ennuyante ou une réunion du conseil inspirante ?

par

Johanne Bouchard

« Une réunion du conseil ennuyante » ou « une réunion du conseil inspirante » ?

À combien…

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10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

DantotsuPM.com

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

Partenaire de DantotsuPM Partenaire de DantotsuPM

Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

HourglassNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par…

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