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Managers, pour obtenir plus de vos salariés, laissez-les travailler chez eux!

24 juillet 2015

Les managers ont peur de sauter le pas. Il suffit pourtant de suivre quelques règles pour que le télétravail devienne une véritable source de productivité pour les entreprises.

On estime à 9% la part des salariés télétravailleurs en France.

Ne pas perdre de temps dans les transports, déjeuner avec les enfants, couper l’après-midi par une sieste ou un jogging… Vos salariés en rêvent. Les cadres français sont 71% à souhaiter télétravailler (1). Mais ils disent être freinés par le manque de confiance des managers. Pourtant, l’entreprise a tout à gagner à répondre à cette aspiration.

En télé-travaillant, on est 22% plus productif (2), car moins stressé et plus reposé. La pratique permet de réduire l’absentéisme… mais aussi le présentéisme, le fléau des salariés qui se forcent à rester au bureau pour prouver visuellement leur activité. Ce comportement, pourtant, coûte entre 13,7 et 24,9 milliards d’euros par an aux entreprises (3).

Pour inverser la tendance, voici les conseils de Laetitia Génot, du cabinet de conseil Kurt Salmon.

Apprenez à faire confiance

La clé du télétravail, c’est la confiance. « Il faut repenser le management et fonctionner par objectifs, explique Laetitia Génot. Le collaborateur s’organise comme il veut, et on fait un point à son retour au bureau ». Oubliez donc le flicage, détendez-vous et contemplez le résultat.

Gardez les équipes soudées

Attention, le télétravail doit tout de même être cadré. « Le salarié doit être disponible la journée, et on conseille d’autoriser deux jours maximum à la maison », explique Laétita Génot. Des périodes « d’absence » prolongées peuvent conduire le salarié à perdre conscience que son bureau et ses collègues forment son environnement de travail naturel. La spécialiste recommande d’instituer une journée sans télétravail pour que tout le monde se retrouve.

Autre règle: ne pas faire de favoritisme. « Chacun doit avoir le droit de télé-travailler, mais ce droit peut être retiré à tout moment : si les objectifs ne sont pas maintenus ou en cas de pics d’activité « . Le télétravail doit s’adapter aux besoins de l’entreprise et non l’inverse.

Des outils pour rendre le télétravail efficace

Les équipes qui travaillent en ligne sont tout aussi efficaces que celles qui se voient physiquement. Encore faut-il leur en donner les moyens. Messageries instantanées, calendriers partagés, logiciels de visioconférence, outils de création simultanée par les salariés, cloud… Des tas d’outils sont à votre disposition.

Identifiez vos besoins et mettez en place les solutions avant de vous lancer. Et surtout, fournissez aux salariés le matériel qui leur est nécessaire (postes de travail, téléphonie et de solutions d’impressions). Du vrai matériel. Certaines entreprises jouent avec les limites de l’obligation légale pour fournir des ordinateurs portables peu performants ou un accès Wi-Fi très limité. Pas idéal pour la motivation. Les entreprises ont intérêt miser sur le télétravail, mais elles doivent réellement investir pour en tirer des bénéfices.

(1) Etude Odoxa et Syntec Numérique, Mars 2015

(2) Etude Greenworking de 2012

(3) Surexploitation d’études par Matthieu Poirot, fondateur du cabinet Midori Consulting

rédigé par Ingrid Falquy (Creafeed)

Télétravail : 10 conseils pour réussir à travailler chez soi

3 avril 2015

TÉLÉTRAVAIL – Encore un jour férié qui donne envie de faire le pont. Cette fois, vous avez réussi à négocier avec votre patron, vous n’irez pas au bureau ce vendredi. Enfin presque, car si vous n’êtes pas physiquement au bureau, vous avez promis de travailler de chez vous.

Le télétravail est un rêve pour de nombreuses personnes. Gérer son planning, pouvoir travailler en pyjama dans son lit, passer plus de temps avec ses proches… On troquerait assez facilement l’open space pour travailler de chez soi. Détrompez-vous, ce n’est pas si simple. A la maison, tout peut être synonyme de tentation et de déconcentration. Travailler aussi sérieusement qu’au bureau peut devenir un peu complexe.

Voici 10 astuces pour réussir à bien travailler de chez soi.

1. Commencez par vous habiller

Ca ne vous viendrait pas à l’idée d’aller travailler en pyjama (enfin, c’est votre rêve le plus cher), donc habillez-vous avant de vous mettre à travailler. Prenez une douche, un petit déjeuner, faites exactement comme si vous alliez sortir de chez vous.

« Ainsi, vous passez du mode maison au mode travail. En plus, si vous vous habillez pour le travail, vous vous prendrez plus au sérieux pour maintenir une attitude digne d’un lieu de travail. Rester en pyjama et chaussons ne va vous motiver qu’à une seule chose: retourner au lit », indique le site WikiHow.

On ne vous dit pas de sortir le costard ou le tailleur, un jean et un t-shirt feront l’affaire.

2. Créez-vous un espace de travail

Vous allez être tenté de travailler de votre lit, ou affalé sur le canapé. Si certaines personnes sont plus productives un casque sur les oreilles et allongées sur un transat, d’autres ont besoin d’un environnement très sobre. Il s’agit de déterminer ce qui vous convient le mieux, et de vous y tenir.

Avoir un vrai bureau simplifie tout de même les choses: vos documents, ordinateur, et autres outils de travail restent à leur place. Tout avoir à portée de main est crucial si vous espérez rester concentré. D’autant plus si vous ne faites que du télétravail. Le cas échéant, « il est important que vous ayez tout l’équipement dont vous avez besoin pour travailler, qu’il s’agisse d’un ordinateur rapide, un scanner, une imprimante, photocopieuse et fax, un système de sauvegarde fiable », détaille Lisa Kanarek, experte du travail à la maison, auteur et fondatrice du site WorkingNaked.com à Forbes. « La clé pour gagner du temps et de l’argent sur le matériel, c’est de savoir ce dont vous avez besoin, ce dont vous ne pouvez pas vous passer, et où trouver un support technique », poursuit-elle.

N’hésitez pas à faire un petit ménage de printemps avant de commencer.

3. Faites-vous un planning béton

Pour commencer, organisez-vous selon des horaires « normaux ». Vous allez avoir envie de dormir jusqu’à midi, mais vous n’allez probablement pas travailler jusqu’à minuit. Pour communiquer avec vos collègues, c’est évidemment bien plus simple de caler votre rythme sur le leur.

Ensuite, tirez un maximum profit de ces horaires. Faites-vous un planning précis, accrochez-le au-dessus de votre bureau et tenez-vous y! « Chaque matin, avant de plonger dans le travail, passez-le en revue pour avoir une meilleure idée de ce à quoi va ressembler votre semaine ou votre mois. Si vous avez de nombreux rendez-vous de prévus pour la fin de la semaine, vous devrez essayer de travailler un peu plus au début pour trouver un équilibre », est-il conseillé sur WikiHow.

4. Gardez contact avec vos collègues

Que ce soit au téléphone ou via Skype, parlez! Ne restez pas tout seul dans votre coin pendant plusieurs jours. Vous faites pleinement partie de cette entreprise, même si vous n’y mettez que rarement les pieds. C’est d’autant plus important que votre absence pourrait rendre difficile certaines tâches quotidienne, telles que le partage des idées, la mise en avant d’un sujet…

5. Devenez un pro de l’informatique

A la maison, pas possible d’avoir un technicien ou un informaticien de l’entreprise à disposition. C’est le moment d’être un peu débrouillard. Voici quelques conseils que vous pouvez retrouver sur le site WikiHow:

Connaissez sur le bout des doigts tous les logiciels que vous utilisiez déjà au travail
Chouchoutez votre ordinateur, qui doit être aussi efficace que possible
Gérez le téléphone comme un pro. Sachez utiliser les fonctions de téléconférence de Skype, Google… Pensez à l’application Viber, par exemple, pour passer vos appels à l’étranger sans dépenser un centime.

6. Prenez bien soin de séparer vies privée et professionnelle

C’est probablement le moins simple, tant les distractions sont partout, tout le temps. Mais c’est primordial: bien que dans votre petit nid douillet, les tâches d’ordre personnel ne doivent pas empiéter sur votre travail. « Ne pensez pas, pitié, que le linge, ou le fait que votre mère veuille passer du temps avec vous depuis que vous êtes à la maison ne vont pas vous tenter », dit à Forbes Shawn Mason Spence, conseillère, auteure, coach de vie.

Surtout, communiquez vos horaires de travail à tous vos proches. De la même manière qu’ils ne vous appeleraient pas au travail pour vous parler de la pluie et du beau temps, ils ne doivent pas vous contacter même si vous êtes à la maison, sauf si c’est urgent.

A l’inverse, votre travail ne doit pas vous empêcher d’avoir une vie privée. Faites comme si vous quittiez votre bureau, éteignez votre ordinateur, déconnectez-vous, faites autre chose.

7. [Spécial parents] Gérez vos enfants

Si par malheur vos enfants sont en bas âge et que votre bureau est à côté de leur salle de jeux, il va falloir songer à y remédier. Pourquoi, si vous en avez les moyens, ne pas penser à une fille au pair?

Si, en revanche, vos enfants sont à un âge avancé, imposez-leur des règles bien précises: ils ne doivent pas vous déranger lorsque vous travaillez. Si vous étiez au bureau, ils ne vous verraient de toute façon pas.

Voyez le côté positif des choses: à passer moins de temps dans les transports, vous allez dans tous les cas passer plus de temps avec eux. « Une fois que j’ai réalisé que travailler chez soi voulait dire plus de temps avec mes enfants, j’ai mentalement substitué le temps passé dans la voiture avec celui passé avec eux à jouer, et tout mon stress s’est bizarrement évacué », témoigne David Tate sur le site Lifehacker.

8. Faites des pauses

Surtout, surtout, ne restez pas devant votre écran d’ordinateur toute la journée sans faire de pauses parce que vous culpabilisez. Prenez le temps de respirer, tout comme vous feriez des pauses café entre collègues.

On a dit plus haut de ne pas mélanger vie privée et vie professionnelle, mais si cela peut vous aider à vous distraire, n’hésitez pas à vous avancer dans vos tâches ménagères. 30 minutes de rangement et de ménage sur une musique entraînante le matin, un peu de cuisine ou de ménage l’après-midi, par exemple. Cela vous aidera à vous recentrer, et vous n’aurez pas perdu votre temps.

« Avant de vous asseoir le matin, faites une listes des tâches rapides que vous devez faire: deux machines à laver, acheter des légumes pour le soir, faire la poussière, passer l’aspirateur, etc. Quand vous avez besoin de vous lever et de bouger un peu, éliminez l’une de ces tâches avant de vous remettre au travail », recommande le site Howstuffworks.

9. Faites du sport

Travailler tous les jours chez soi peut être bien maussade. N’hésitez pas à bouger dès que vous le pouvez. Marchez lorsque vous passez un appel ou que vous réfléchissez, faites du sport. La position assise n’est bonne pour personne, mais pour vous, c’est d’autant plus important que vous allez avoir l’impression de tourner en rond.

10. Pensez différemment

Des choses inattendues vont vous manquer: vos collègues qui vous agaçaient en premier lieu, mais aussi les transports en commun, les repas sur le pouce… C’est normal. Même à la fin de l’une de vos pires journées de travail, vous aviez l’impression d’avoir fait quelque chose d’utile, par le simple fait de vous rendre sur votre lieu de travail.

Donc si vous voulez éviter de mal vivre le télétravail, mettez tous les conseils précédents en oeuvre.

Travailler de n’importe où, une expérience d’entreprise libérée

30 mars 2015

Libérer l’entreprise c’est faire exploser ses cadres traditionnels et adopter une organisation managériale différente, pour le plus grand bonheur des employés. De nombreuses entreprises se lancent dans cette démarche de changement . Car libérer l’entreprise c’est aussi la rendre plus performante.

C’est ce qui a motivé la société Doyoubuzz, une start-up nantaise, qui a entreprise depuis 6 mois d’opérer un reboot complet. Résultats : plus d’horaires et du télétravail permanent. Pour aller encore plus loin dans l’expérimentation, l’un des développeurs de Doyoubuzz est même parti pendant 3 semaines travailler à distance sur une île paradisiaque. Retour sur cette expérience.

« Pourquoi travailler dans la grisaille alors qu’on peut le faire depuis une plage sous le soleil ? » voilà comment Thomas Belin, 27 ans, résume le projet Hackerbeach auquel il a participé en janvier dernier. Ce développeur front end, qui travaille chez Doyoubuzz depuis 3 ans, a passé 3 semaines en République dominicaine pas pour les vacances mais pour bien pour le boulot. C’était la destination choisie cette année pour les développeurs qui voulaient travailler autrement. Après le Vietnam lors de la première édition et le Kenya l’an dernier, une vingtaine de développeurs de 12 pays différents avaient rendez-vous en Dominique en début d’année.

Il faut dire que le concept de Hackerbeach a de quoi séduire les développeurs. « C’est un rassemblement assez informel entre développeurs volontaires qui veulent se retrouver et rester une semaine ou un mois » raconte Thomas. « Je suis parti 3 semaines avec des amis. Le but était de rencontrer du monde tout en étant dans un cadre de travail sympa ».

Une expérimentation de travailleur nomade qu’il a raconté dans un « petit guide du travailleur-voyageur ». Pour se fixer un cadre, Thomas avait tout même établi à l’avance un planning qu’il n’a pas du tout respecté une fois sur place. « Aucune journée ne ressemble à l’autre, on prend la liberté d’aller faire un tour quand le boulot n’avance plus » explique le vacancier-travailleur. Une nouvelle routine à inventer chaque jour à condition de se libérer du sentiment de culpabilité.

Libéré, délivré… du sentiment de culpabilité

« La première semaine quand j’éteignais mon ordinateur pour aller me baigner ou faire autre chose que bosser, j’avais tendance à culpabiliser alors que j’avais du travail en cours » se souvient Thomas.« Mais au fur et à mesure, j’ai trouvé un rythme différent et je me suis rendu compte que lorsque je revenais me mettre au travail j’étais vraiment plus productif. Dès que je sentais que je n’avançais plus je sortais me balader ou faire autre chose ».

Vivre l’aventure hackerbeach suppose cependant d’avoir l’accord de son employeur. L’expérience correspondait parfaitement à une démarche d’entreprise libérée dans laquelle Doyoubuzz s’était engagée depuis plusieurs mois en remettant en question son fonctionnement interne.

« Le point de départ c’est un reboot technique qui s’est accompagné d’un reboot organisationnel » raconte Ludovic Simon, le fondateur de Doyoubuzz. « C’était le moment, Doyoubuzz existait depuis 7 ans, nous avions atteint une certaine maturité mais nous n’appliquions pas notre agilité technique dans le management ». La petite équipe nantaise de 7 personnes s’est alors inspirée de l’holacratie, de l’entreprise libérée et des méthodes de Googlepour explorer d’autres voies. « On a fait un peu notre marché dans ces différentes pratiques pour être plus transparents et réactifs » explique le CEO de la start-up.

Travailler où on veut, quand on veut

Le premier grand changement a été d’opter pour le télétravail et de suivre l’équation de base de l’entreprise libérée : liberté + responsabilité = bonheur + performance. Ce qui s’est traduit chez Doyoubuzz par le fait que les employés travaillent d’où ils veulent et quand ils veulent. Plus de bureaux, c’est télétravail à volonté. Alors quand l’opportunité de tester Hackerbeach s’est présentée, Thomas le développeur a évidemment eu la bénédiction de son boss, ou plutôt de son « leader nourricier ». Le terme employé dans les entreprises libérées pour désigner le PDG. « A partir du moment où on fait confiance aux gens, qu’ils sont motivés et se comprennent bien, il n’y a pas de raison que ça pose problème » affirme Ludovic Simon.

« Travailler de n’importe où, ça peut marcher. Il suffit d’expérimenter »

L’expérience Hackerbeach a d’ailleurs été enrichissante même pour ceux qui sont restés de l’autre côté de l’Atlantique sous la pluie nantaise. « C’est positif de pouvoir se prouver qu’on peut travailler de n’importe où, ça peut marcher. Il suffit d’expérimenter » lance Thomas. « Il n’y avait aucun frein du côté de mes collègues, c’est une chance ».

Tout serait donc une question d’organisation pour travailler à distance, peu importe le nombre de kilomètres qui vous séparent de vos collègues.

Nomade un jour, nomade toujours

« Ce qui est difficile c’est de se synchroniser avec le reste de l’équipe, surtout en cas de décalage horaire. Au bout de 3 semaine j’étais content de les voir en vrai car c’est parfois difficile de faire passer des choses importantes uniquement par mail, ça peut générer des malentendus quand on est à distance » reconnaît le développeur qui s’est aussi libéré de certaines contraintes techniques. « Avant de partir j’aimais travailler avec un clavier et une souris, un deuxième écran, là-bas je m’en suis très bien passé. Du coup, je suis resté nomade, je me balade et je n’ai plus de poste de travail fixe. Je trouve ça agréable. Même si maintenant que je suis rentré dans la grisaille, je suis moins tenté d’aller dehors. ».

Doyoubuzz avait déjà adopté des outils pour permettre à ses employés de travailler en télétravail. Des méthodes simples pour être encore plus productif en télétravaillant : « nous avons mis en place une base de connaissances », détaille Ludovic pour qui « c’est important de ne pas faire trop de réunions orales, d’avoir des outils de communication internes en mode asynchrone pour ne pas trop perdre en communication interne ».

Etre une entreprise libérée, tu sais c’est pas si facile…

Pour autant, se transformer en une entreprise libérée n’est pas si facile. « Nous avons tous des résistances face au changement. C’est difficile de sortir de sa zone de confort. En tant que start-up nous sommes habitués à remettre en cause les modèles pour en adopter d’autres, à expérimenter, ou accepter de se tromper… Mais c’est toujours plus facile à dire qu’à faire, sans parler des freins liés à l’ego » avoue Ludovic qui s’est libéré d’une partie de son rôle de patron.« J’ai un peu remis en cause mon rôle de CEO dans la boite. Je me suis rendu compte que j’avais des archaïsmes. Il fallait horizontaliser l’entreprise ». Son rôle est maintenant différent et il a pu s’alléger d’une certaine pression. « Dans une entreprise libérée, il y a une co-responsabilité pour détecter et régler les problèmes, c’est libérateur pour le boss et très responsabilisant pour les salariés » résume Ludovic.

Mais libérer une entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. Et c’est plus facile dans une petite structure, même si le système est applicable aux grands groupes. « La taille importe peu, ça marche partout d’après les témoignages que j’ai lus. En revanche c’est vrai que c’est plus facile de switcher quand on est 7 » témoigne Ludovic Simon. « Si vous avez plusieurs milliers d’employés et que vous supprimez du jour au lendemain les postes de contrôleurs, de contremaîtres, il faut pouvoir dire au middle management ‘maintenant vous revenez dans l’opérationnel et le manager n’a plus de place établie’… Certains seront prêts à l’entendre, à accepter le système de cooptation des nouveaux leaders, qui changent régulièrement, d’autres non».

« Libérer l’entreprise c’est un chemin qui prend du temps » admet le fondateur de Doyoubuzz qui veut aller plus loin dans la démarche. Les prochaines étapes ? De l’autoévaluation selon la méthode OKR de Google, ou même des congés illimités… tout est possible.