- Programmez-la à une mauvaise heure
Par exemple : juste avant l’heure du déjeuner, ou juste avant l’heure de fermeture des bureaux.
2. Restez debout
Les réunions les plus courtes se tiennent debout !
Les sièges, surtout confortables, invitent à la discussion.
Ne pas s’asseoir pour une réunion lui donne un caractère d’urgence, l’inconfort fait faire du bon travail
en un temps étonnamment court ! Rangez les chaises et, donnez l’exemple, en restant debout vous-même.
Le caractère d’urgence imprimé à la réunion dépendra du ton que vous lui donnerez.
3. Commencez par un point facile
En démarrant une réunion par un point difficile ou délicat, vous risqueriez de créer un climat de tension et d’émotions négatives qui rendraient même les points suivants – plus faciles – difficiles à traiter.
Si, au contraire, vous commencez par un point positif, l’ambiance et les sentiments positifs faciliteront
les choses et créeront une plate-forme de départ plus favorable pour les points difficiles.
4. Gardez la conscience du temps qui passe
Installez une grosse horloge visible par tous.
Demandez à tous ceux qui ont un chronomètre sur leur montre de le régler sur une heure fixe.
Donnez à chacun la parole pendant 10 secondes, chronométrez, puis faites sonner la clochette. Vous devez être
impitoyable.
Nous avons vu des organisateurs installer un feu tricolore sur le podium :
vert = vous pouvez parler ;
orange = attention, la fin de votre temps de parole approche ;
rouge = stop !
5. N’invitez pas les problèmes !
Ne faites pas participer les gens qui ont la réputation de tout discuter pendant des heures.
Vous pouvez parfaitement vous passer de leur influence négative. Si vous ne pouvez pas faire autrement,
dites-leur clairement que s’ils ne respectent pas les règles, ils ne seront plus invités !
6. Laissez quelque chose pour la prochaine fois
On ne peut pas toujours traiter tous les points prévus, lors d’une réunion. Si cela devient trop long,
remettez à la réunion suivante. Traitez seulement le plus important et le plus urgent. Encouragez le
positif.
7. Chaque personne qui soulève un problème doit aussi apporter une recommandation
Cela vous permet de garder le climat de la réunion plus positif !
8. Évitez d’accepter la discussion sur des sujets qui ne sont pas d’intérêt général
Proposez de les traiter en petit comité.
Comment organiser une réunion de manière très efficace.
Dans cet article nous n’allons pas parler d’une méthode de persuasion en soi, mais plutôt d’une méthode qui vous aidera à négocier au sein d’un groupe mais aussi à organiser une réunion de manière très efficace.
Avez-vous déjà entendu parler de la « méthode des six chapeaux » ?
Cette méthode – créée par le spécialiste en science cognitives Edward de Bono – (« the 6 thinking hats system« ) est tout d’abord une astuce pour optimiser la manière de penser au sein d’un groupe.
Comment ça marche ?
Imaginez que vous êtes dans une réunion de travail.
Vous discutez un nouveau projet et votre objectif est de récolter de nouvelles idées et d’arriver à des solutions très rapidement. En même temps, vous souhaitez éviter les « paradigmes de pensée » et faire en sorte que chaque participant dépasse la sphère limitée de ses propres préjugés et déploie toute sa créativité.
Voici comment vous pourriez procéder à l’aide de la méthode des 6 chapeaux :
Il faut imaginer que vous disposez de 6 chapeaux ayant chacun une couleur différente. Chaque couleur représente un rôle précis dans le processus de réflexion collective. À tour de rôle, chaque participant prend un chapeau d’une couleur différente, ce qui lui confère le rôle correspondant. Le chapeau tourne au cours de la réunion. Il se peut aussi que deux participants aient un chapeau de la même couleur.
La signification des chapeaux :
Le chapeau blanc c’est la neutralité. Le participant qui porte le chapeau blanc énonce uniquement des faits, rien de plus. Son rôle est de fournir des chiffres, des statistiques, des faits exacts, sans porter un quelconque jugement.
Le chapeau rouge c’est l’émotion. Celui qui porte le chapeau rouge peut émettre une critique chargée d’émotion. Il peut exprimer des sentiments, des intuitions et peut réagir d’une manière passionnée.
Le chapeau noir c’est la critique négative. Le participant qui porte le chapeau noir se concentrera sur les aspects négatifs de la situation discutée. Il joue le rôle de « l’avocat du diable », en cherchant les risques, les faiblesses et les dangers du projet.
Le chapeau jaune c’est la critique positive. À l’opposé du chapeau noir, le participant qui porte le chapeau jaune donne libre cours à ses ambitions et à ses rêves. C’est l’espoir et l’optimisme qui parlent. Ses réactions sont constructives et il voit toujours le bon côté des choses.
Le chapeau vert c’est la créativité. Celui qui le porte cherche toujours à trouver des alternatives à ce qui a déjà été énoncé. Il représente une façon d’envisager les choses d’une manière différente. Le chapeau vert fait preuve de beaucoup d’imagination et cherche toujours à voir plus loin ou sous un autre angle.
Le chapeau bleu c’est l’organisation et la rigueur. Celui qui porte le chapeau bleu et généralement l’animateur de la discussion ou le leader du groupe. Son rôle est de structurer la discussion autour de la table et de canaliser l’énergie et le dynamisme de chacun.
Une fois que vous avez distribué les chapeaux, chacun s’exprime selon le rôle qui lui est attribué. Au bout d’un certain temps, les chapeaux tournent et les rôles changent. Chacun s’efforce de changer son discours et de voir les choses d’un point de vue différent.
C’est ce qui fait la richesse et l’efficacité de cette méthode : chaque participant est obligé de sortir de ses schémas de pensée habituels et de dépasser ses premières réactions spontanées.
Non seulement les participants se comprennent mieux et font preuve de plus de tolérance les uns envers les autres, mais en plus la créativité est stimulée.
C’est une des meilleures méthodes pour obtenir des résultats très créatifs, grâce à ce qu’on appelle la « pensée latérale ». Et cela peut se appliquer non seulement au travail mais aussi aux réunions familiales ou encore aux jeux de société, aux réunions associative etc.
Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devez vous présenter à la réunion muni de 6 vrais chapeaux de couleurs différentes. Les chapeaux peuvent être imaginaires ou bien symbolisés par des bouts de papier. L’essentiel, c’est le rôle que chaque chapeau confère à celui qui l’a en sa possession.
brzustowski luc 