1°) dresser ensemble une liste des pratiques à bannir en open space. 

Le problème originel de l’open space est qu’il abrite une somme plus ou moins grande d’individualités. Que vous soyez quatre dans un petit espace ou cinquante sur un vaste plateau, le problème reste le même : si l’un de vous a décidé de ne pas respecter les règles de base du savoir-vivre au travail, ses mauvaises manières risquent de gâcher l’ambiance. Il est donc essentiel de trouver ensemble un terrain d’entente et d’établir une sorte de guide des bonnes et mauvaises pratiques au bureau. Si vous faites face à des récalcitrants, vous pouvez toujours en appeler au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), dont l’existence est obligatoire si votre entreprise compte plus de 50 salariés, qui pourra établir les règles et contrôler leur application. Reste à les fixer, et ce en bonne intelligence…

2°) ne sonnez plus vibrez

Première source de stress quand on travaille en open space : le bruit. Sonneries de portable, alertes mails, alarmes des agendas électroniques… La cacophonie peut rapidement régner et la mésentente entre collègues augmenter. Car si votre voisine de bureau a eu la fausse-bonne idée de choisir le dernier tube de Shakira comme sonnerie de portable ou, qu’à l’autre bout du plateau, sonnent dix fois par jour les dix premières notes de la Walkyrie, il est à parier que votre cerveau ne sera pas des plus opérationnels. Chacun devra donc veiller à limiter toute source de nuisance sonore, en optant au maximum pour les options « vibreur ». Sans oublier de brancher sa ligne fixe sur messagerie en cas d’absence.

3°) Baissez d’un ton

L’un des exercices parmi les plus compliqués en open space est de téléphoner. Et ce, quel que soit le côté duquel on se place. L’open space est détestable pour celui qui téléphone et qui peut avoir la désagréable impression que tout le monde l’écoute et l’épie. Mais c’est aussi très pénible quand toute une assemblée doit subir les conversations téléphoniques d’un salarié au verbe haut. Il est donc primordial que, dans la liste des bonnes pratiques, figure le fait de baisser d’un ton pendant les conversations téléphoniques. Si l’appel que vous passez ne vous permet pas de parler doucement, cherchez un endroit pour vous isoler, en réservant par exemple une salle de réunion.

4°) Et déplacez vous d’un pas léger

Pour rendre l’open space plus supportable, il faut non seulement veiller à maîtriser le ton de sa voix mais aussi à se mouvoir avec un maximum de discrétion. On évite de faire crisser les roulettes de son fauteuil pour s’extraire de son bureau, on ne claque pas des talons pour traverser le plateau, ni la bise à chaque collègue non encore croisé, on ne chantonne ni ne sifflote… Et si c’est vous qui êtes victimes des déplacements des autres en raison d’un bureau situé sur le trajet de la machine à café ou de la photocopieuse, faites valoir votre droit au silence via, par exemple, un simple écriteau scotché à votre bureau : « Ce n’est pas parce que vous êtes disponible (en pause, décontracté, bavard…) que je le suis aussi ! ».

5°) Haro sur les tics

Afin de ne pas rajouter au tumulte ambiant, il est bon de bannir toute source de bruits intempestifs pouvant s’avérer stressants pour le voisinage : les ongles manucurés qui frappent frénétiquement sur les touches du clavier d’ordinateur, les bracelets qui sautillent et les gourmettes qui claquent sur les rebords de bureau, les stylos que l’on ouvre et ferme compulsivement, les grincements de dents, les jambes qu’on agite nerveusement sous le bureau, les grignotages et autres « touillages » de café… Quand ces petits riens s’additionnent, ils deviennent vite obsédants et terriblement agaçants.

6°) Créez vous une bulle

L’idéal pour ne pas continuellement perdre sa concentration – écueil principal des open spaces – serait de ne jamais faire face à un collègue. Car dès que celui-ci, aussi discret soit-il, baillera, boira un verre d’eau, se grattera la tête… votre regard sera inévitablement happé. Alors si l’emplacement de votre bureau ou la configuration des lieux ne vous permettent pas de travailler sans subir les mouvements parasites des collègues, n’hésitez pas à construire des « barrières ». Une pile de dossiers, trois plantes vertes ou encore une lampe volumineuse peuvent faire l’affaire. En vous aménageant un espace un peu plus intime – vous pouvez ajouter la photo du petit dernier ou un objet de décoration quelconque – vous créerez un cocon rassurant et accueillant, qui compensera l’atmosphère souvent froide et impersonnelle qui règne dans les open spaces.

7°) Optez pour des solutions anti-bruit

Chacun aura beau avoir enclenché tous les vibreurs possibles et baissé sa voix d’un ton, la présence de plusieurs personnes dans un même espace de travail génère inévitablement un bruit de fond et nuit à la concentration. Pour s’isoler définitivement du bruit, il est possible d’opter pour des bouchons d’oreille ou même pour des casques à réduction de bruit. Il en existe de toutes sortes, allant du casque de chantier, plutôt radical, au casque qui n’atténue que les basses fréquences tout en évitant l’impression de confinement. Car en optant pour ce type de protection, il ne faudrait pas non plus s’isoler plus qu’il ne faut. Usez du casque avec parcimonie, car cela peut envoyer un message assez négatif à vos collègues. Signifiez-leur que vous ne cherchez pas à vous exclure du groupe, mais plutôt à gagner en concentration.

8°) Eclairez vous

Un endroit trop faiblement éclairé, ou au contraire surexposé aux néons aux teintes blafardes, n’est pas le gage du bien-être au travail. La lumière optimise en effet la performance visuelle et, si elle est bien utilisée, peut vous aider à lutter contre la fatigue. Dès lors, essayez autant que possible de bénéficier de la lumière naturelle en encourageant l’ouverture des stores et rideaux. Et installez une lampe d’appoint sur votre bureau. Celle-ci devra idéalement se situer du côté opposé à la main qui écrit et être placée assez bas sous le visage pour éviter les ombres portées.

9°) Optimisez les heures creuses

Partager un même espace de travail avec les autres ne signifie pas forcément partager le même rythme de travail. Si vous ne parvenez finalement pas à vous adapter à l’espace collectif, vous pouvez rechercher des plages horaires plus propices à la concentration. Le début ou la fin de journée ou encore l’heure du déjeuner peuvent être utilisés pour les missions qui nécessitent du calme ou un maximum de concentration. Adaptez votre planning à celui de vos collègues et fonctionnez à contre-courant. Gare, toutefois, à ne pas trop vous isoler du reste du groupe, surtout si vos fonctions supposent un minimum d’interaction avec vos collaborateurs.

10°) Communiquez avec vos collègues mais pas trop

Faire rapidement le point sur un dossier, échanger des coordonnées de clients, chercher des précisions ou caler une réunion… Autant que facilite l’open space qui permet d’accélérer les échanges au travail. Plus de porte à pousser ou de secrétaire à amadouer pour entrer en contact avec les autres : nos interlocuteurs quotidiens sont sous notre nez, disponibles à deux pas. Attention toutefois de ne pas abuser de cette – trop grande ? – facilité à entrer en contact avec ses camarades de travail. Il est tentant d’héler un collègue à l’autre bout du plateau plutôt que de lui écrire un mail ou de se déplacer discrètement jusqu’à lui. De même que d’improviser une micro-réunion en plein milieu de l’espace par souci de rapidité, alors qu’il serait bon, pour la tranquillité de tous, de s’isoler dans une salle à proximité.

11°) En dernier ressort, engagez des travaux

Si rien n’y fait et que le brouhaha de l’open space reste une source quotidienne de stress et de fatigue, demandez à votre boss d’aménager les locaux. Car face à de mauvais choix initiaux de matériaux et de matériel, les bonnes volontés n’y changeront rien. Chacun aura beau faire des efforts pour minimiser les nuisances, le bruit continuera de polluer l’ambiance. De la pose de moquette au sol à l’installation de panneaux isolants phoniques sur les murs en passant par l’ajout de plafonds suspendus qui réduisent le temps d’écho ou la réverbération des sons, il existe différents produits très efficaces en termes d’absorption acoustique. Si la direction se montre rétive à l’idée d’engager des travaux, argumentez en vantant le gain évident de sérénité et donc d’efficacité et de productivité au travail.

ET maintenant profitez au maximum de votre nouvel espace de travail !