Comme déjà plusieurs fois par mois ces dernières années, je me suis senti cette semaine totalement agressé par ma messagerie électronique. Pourquoi cette semaine ? Je n’en sais trop rien. Mes messages avaient-ils quelque chose de particulier ? A priori non. Pris séparément, aucun d’eux ne méritait une telle réaction de ma part. En réalité, c’est une accumulation de petites choses. Certainement des détails, à peine décelables qui, avec la répétition, finissent par générer une réaction démesurée. Plutôt que de jeter mon ordinateur par la fenêtre de mon bureau – ce qui m’aurait certainement valu quelques explications douloureuses avec mon employeur – j’ai préféré refaire un point avec vous sur quelques règles de rédaction d’un email professionnel en 2015.
Que vous ayez à répondre à un client, rédiger une candidature, vous adresser à un collègue en interne ou passer un message à vos équipes, vous allez probablement devoir le faire par écrit, et donc utiliser le mail. Une immersion en entreprise vous permettra de constater que chacun d’entre nous a une conception bien particulière de ce que doit être le mail dans un cadre professionnel. Depuis le cadre senior – c’est le terme qui convient pour parler de ceux qui sont nés avant 1970 – qui considère encore qu’un email est la version « ordinateur » d’une bonne vieille lettre à l’ancienne envoyée par la poste, jusqu’au « génération Y » qui se croit toujours en chat avec ses copains, chacun aura ses habitudes, ses manies et son style.
La communication entre collègues n’appartenant pas toujours au même monde peut être compliquée. En effet, difficile de faire comprendre à votre jeune stagiaire l’importance de faire figurer son adresse mail dans la signature quand on écrit à un client, puisque pour lui, celle-ci apparaît automatiquement dès lors que l’on reçoit un mail ! A l’inverse, votre N+2 de 20 ans votre ainé percevra-t-il la dimension sympathique des petits smileys ou des « Ok, bien reçu. @+ » dans les communications internes de ses plus jeunes collaborateurs ?
L’e-mail professionnel suit des codes. Il est facile de les identifier, au risque de perturber ou d’agacer vos lecteurs. A ce sujet, les conseils ne manquent pas. Vous les trouverez facilement en ligne : de l’importance de l’objet, en passant par les formulations, le corps du message, les formules de politesse, jusqu’à la signature. Les moyens de vous prémunir des drames générés par l’incompréhension ou les difficultés d’interprétation existent.
Respecter un minimum la langue française !
Pourtant, si vous n’êtes pas en conflit ouvert avec l’orthographe, vous désespérerez de voir quotidiennement passer des emails criblés de fautes d’accords, de syntaxe et de conjugaison. Certains sont parfois dignes des pires rédactions d’élèves d’école primaire. Outre les moqueries que cela peut générer, c’est l’image même du collaborateur ou de l’entreprise qui est en jeu, en particulier lorsque ces messages sont à destination de l’externe. Alors ne baissons jamais la garde : aucun d’entre nous n’est à l’abri. Se relire, dès lors qu’il y a tous les collègues, la hiérarchie et/ou les clients en copie, est un minimum !
De même, faisons tous un effort pour éradiquer les abréviations, les expressions vides de sens et les anglicismes. Tâchons, par exemple, de mesurer le ridicule d’une phrase du type : « FYI, La dead-line pour la prez approche. Si on ne veut pas être sous l’eau, mettons Asap dans notre To-do de nous faire un draft afin de compiler nos best practices. A l’issue, je te shoote un mail pour a minima te faire un retour ou carrément donner le go et faire atterrir la proposition ». Je sais, celle-ci est un peu exagérée. Mais quand même, je suis sûr que vous y avez retrouvé au moins trois expressions régulièrement utilisées dans votre environnement professionnel.
Ce message est-il utile ? Est-il important de l’envoyer à tant de gens ?
Et que dire quand les communications internes deviennent un véritable Spam, et qu’après deux jours en déplacement, je retrouve environ 250 emails dans ma boîte ? Ah ! Combien de fois n’ai-je pesté contre ces collègues spammeurs qui s’obstinent à « répondre à tous » aux emails groupés annonçant la date de la prochaine réunion ou du prochain pot d’anniversaire. En l’espace de quelques heures, les 15 personnes de la liste de diffusion vont produire une série de messages annonçant des informations capitales du type « j’en serai ! », puis « ah ! T’as dit 11h, pardon j’avais lu trop vite », ou encore « désolé, ce sera sans moi, j’ai une conf-call dans le même temps », etc.
Que dire encore de ces mails trop longs ? Vous savez, ceux que vous envoie votre client ou votre manager, et que vous ne lisez jamais ! Cependant, je sais que vous les classez consciencieusement puisque c’est sûr, un jour, vous prendrez le temps de les lire à tête reposée. Mieux, vous êtes certain que vous prendrez même le temps d’y répondre. Notez que lorsque vous les lirez enfin, vous ne les comprendrez plus très bien (tellement ils sont longs) et que, de toute manière, il sera trop tard pour les traiter !
Un monde sans mails ?
Dans notre monde surchargé d’informations, nous sommes de plus en plus assaillis, et ce jusque dans nos messageries. L’email a modifié nos pratiques professionnelles. C’est un fait. L’immédiateté en est la conséquence parfois dramatique : tout le monde rédige des emails, mais tout le monde n’en maîtrise pas les codes ou l’art de la rédaction. Pourtant, le mail n’est pas le seul moyen de communiquer en entreprise. Mon voisin de bureau, plutôt que de m’envoyer ce mail froid et sec, ne pouvait-il pas plutôt faire les trois pas qui le séparent du mien pour échanger directement ? Zut ! J’oubliais que notre échange mérite avant tout d’informer les autres personnes concernées, voire la Terre entière.
A me relire, je me dis que j’en oublie. J’aurais aussi pu vous parler de ce collègue ou ce client qui vous envoie ses messages en double. Le premier avec la version sans pièce jointe, et, dans la foulée, le second avec le texte « avec la pièce jointe, c’est mieux« . Comme je l’ai lu récemment, il s’agit certainement là du fail reconnu « fléau officiel de l’email professionnel » !
J’aurais enfin pu m’attarder sur cette série de mails reçue en deux heures de temps, et dont le dernier a pour objet « Tr: Tr : Re: Re: Re: ». Je sais que vous voyez parfaitement ce que je veux dire. Malheureusement, je dois en rester là car pendant que je rédigeais ce billet, un certain nombre de mails (auxquels je dois répondre de toute urgence) est tombé dans ma boîte aux lettres.
Je reviens vers vous Asap. J’attends votre feed-back.
@+
Légende : réaction de l’équipe à l’annonce par Jean-Pierre, via la fonction « répondre à tous », qu’il ne sera pas présent à la réunion de lundi.
brzustowski luc 