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Grâce à la méthode des six chapeaux, finies les réunions infructueuses

La méthode des six chapeaux d'Edward de Bono

La méthode des six chapeaux, aussi appelée les six chapeaux de la réflexion, est une méthode de management collectif ou personnel développée par Edward de Bono, psychologue, médecin et spécialiste des sciences cognitives. Simple et efficace, cette méthode vous permettra de gagner beaucoup de temps lors de vos phases de réflexion ou lors de vos réunions.

Méthode des six chapeaux : fonctionnement

Selon Edward de Bono, nous sommes capables de réfléchir selon six modes de pensées :

  • L’émotion
  • L’information
  • L’enthousiasme
  • La logique
  • La critique
  • La créativité.

Cependant, notre plus gros problème est de ne pas réussir à ordonner ces pensées, qui finissent par nous mener à la confusion la plus totale. Cela se ressent d’autant plus lorsque plusieurs personnes tentent de mener une réflexion ensemble. Or, en « triant » ces pensées, il serait beaucoup plus facile de résoudre un problème ou de répondre à une question.

Dans la méthode des six chapeaux, chacun des modes de pensées énumérés ci-dessus correspond à un chapeau fictif d’une couleur bien définie. Si tous les participants d’une réunion portent le même chapeau en même temps, cela permet d’écarter les pensées parasites qui font traîner la discussion et donc de construire une vraie réflexion de groupe.

En alternant la couleur des chapeaux, on pourra alors analyser une problématique sous différents angles. Cela crée un environnement créatif où les uns et les autres auront plus de facilités à communiquer, rendant la réunion beaucoup plus constructive.

Signification des six chapeaux de la réflexion

Le chapeau blanc est le chapeau de la neutralité, il correspond au mode de pensée reposant sur l’information. Lorsque l’on porte le chapeau blanc, on énumère des faits, des chiffres, etc. en toute neutralité, sans donner son avis.

Le chapeau rouge est le chapeau de l’émotion, voire même de l’intuition. En portant le chapeau rouge, on peut parler de ce que l’on ressent vis-à-vis d’un problème, sans avoir à se justifier. On peut répondre à des questions telles que « Que vous inspire ceci ? », « Que vous dit votre intuition ? ».

Le chapeau noir est le chapeau de la critique négative, du pessimisme. C’est celui que l’on porte pour souligner les choses qui ne vont pas, les dangers, les risques, etc. En un sens, le chapeau noir est celui de la prudence, puisqu’il peut permettre d’éviter certaines embûches.

A l’inverse, le chapeau jaune est le chapeau de l’enthousiasme, de la positivité et de l’optimisme. Quand on porte le chapeau jaune, on se concentre sur les aspects positifs, on énumère les avantages d’une idée.

Le chapeau vert est le chapeau de la créativité. C’est celui que l’on porte pour trouver de nouvelles idées. Il nous permet de sortir des sentiers battus afin d’explorer de nouvelles pistes de réflexion. Toutes les idées peuvent être exprimées sans aucune censure, même les plus irréalistes. Il nous permet de trouver des alternatives, des solutions de rechange.

Enfin, le chapeau bleu est le chapeau de la logique et de l’organisation. En portant le chapeau bleu, on prend du recul par rapport à la situation afin de faire le point, en englobant toutes les données.

Application de la méthode des six chapeaux

L’un des gros avantages de la méthode des six chapeaux est qu’elle peut s’adapter à toutes les situations. Vous pouvez porter les chapeaux dans l’ordre que vous souhaitez et vous pouvez même décider que chaque participant portera un chapeau d’une couleur différente.

Cependant, pour plus d’efficacité, il est préférable que chacun porte le même chapeau. De même, il semble judicieux de désigner un animateur qui portera le chapeau bleu tout au long de la réunion. C’est lui qui sera en charge de définir dans quel ordre seront portés les chapeaux et qui devra s’assurer que chacun en respecte la couleur.

En général, c’est le chapeau bleu qui prendra la parole en premier pour annoncer l’organisation de la réunion, et en dernier, pour résumer la situation. Si nécessaire, il pourra également décider de refaire porter un ou plusieurs chapeaux, dans le cas où le problème n’a toujours pas été résolu.

L’ordre dans lequel les chapeaux sont portés peut varier, mais bien souvent, on procède comme suit :

  • Chapeau blanc : pour énumérer les données dont on dispose ;
  • Chapeau rouge : pour que chacun exprime son ressenti sur la question ;
  • Chapeau noir : pour déterminer les risques et les inconvénients ;
  • Chapeau jaune : pour déterminer les points forts et les avantages ;
  • Chapeau vert : pour trouver de nouvelles idées et solutions.

Comment se faire acheter

Dans nos interventions nous constatons que beaucoup de gens ont du mal à se séparer d’une grande quantité d’information pour extraire les idées clés (les plus importantes) de leur présentation. Ils veulent absolument tout dire, être le plus exhaustif possible, anticiper les réactions de l’auditoire et ainsi (croient-ils) gagner en crédibilité. Résultat ils font des interventions soporifiques.
Le meilleur moyen de donner envie aux autres de vous écouter, de travailler avec vous, c’est de les rendre intelligent, pas de les endormir.
Alors comment les rendre intelligents ? En ne disant pas tout ! C’est simple non ? Il ne s’agit pas de cacher ou de manipuler l’information, il s’agit d’aller à l’essentiel.
Si vous délivrer une information simple, claire et compréhensible vous permettez à votre public de vous comprendre, de retenir et de s’intéresser. Et si votre public est intéressé, que va-t-il faire ? … Il aura envie de vous poser des questions.
En laissant à votre public la possibilité de poser des question, vous le rendez intelligent. Et soyez certain qu’il va adorer ça.
Ce qui va le rendre particulièrement intelligent c’est le sentiment de co-construction de l’idée.
Si la version initiale de l’idée est suffisamment simple, elle pourra continuer à grandir dans son esprit et il aura l’impression d’y avoir contribuer.

Brainstorming : portrait de l’animateur idéal en 8 points-clés

Aujourd’hui, on appelle brainstorming un peu tout et n’importe quoi… ça vaut la peine de revenir aux basiques de ce très puissant outil de productivité en groupe qui est tout sauf une réunion improvisée. En bonus une technique qui fait des miracles…

Désignez un animateur

Comme la plupart des réunions, un brainstorming ne peut se faire sans animateur ; je dirais même, en insistant quelque peu, qu’un brainstorming ne peut absolument pas se faire sans un ou plusieurs animateurs !

Quels sont les rôles de l’animateur ?

Les attributions de l’animateur sont nombreuses, même s’il peut en déléguer certaines.

1. La préparation du brainstorming

Avant la réunion, il écrit ce que l’on appelle en jargon d’animateur un « guide d’animation », c’est-à-dire un ordre du jour, étape par étape, des exercices à mener, Vous trouverez, dans la troisième partie de cet ouvrage, un exemple détaillé de cet outil (voir p. 140), L’animateur peut également décider, et nous le recommandons, d’envoyer un petit homework à faire aux participants avant la réunion du brainstorming, nous y reviendrons.

2. Le suivi de l’agenda

L’animateur contrôle l’agenda de la réunion et note toutes les idées émises, à certains moments de la réunion, il peut néanmoins déléguer ces tâches, désigner un « gardien du temps » chargé de contrôler la durée d’un exercice, ou nommer un scribe pour prendre note de certains résultats.

3. Le maintien du climat créatif

L’animateur doit veiller à ce que chacun s’écoute, soit constructif et s’amuse, conditions clés, nous l’avons vu, pour favoriser la créativité. Dès le début du brainstorming, l’animateur posera les règles CQFD du brainstorming :

  • pas de Censure (ni sur soi ni sur les autres) !
  • viser la Quantité ;
  • rechercher la Fantaisie ;
  • démultiplier.

4. La canalisation des débats

L’animateur canalise l’énergie créative du groupe dans la direction souhaitée et relance les participants si nécessaire. Pour s’aider, il pourra s’appuyer sur les critères de succès de la recherche.

Exemple :
Dans le brainstorming précédemment cite, dont l’objectif était de trouver des idées de gourmandises à base de fruits pour adultes, bonnes pour la sante et pouvant se manger n’importe où, l’animateur pourrait relancer ainsi les participants lorsqu’ils émettent des idées un peu à côté de l’objectif: « Comment rendre votre gourmandise encore meilleure pour la santé ? » ; « De Quelle manière pourrait-on manger votre gourmandise debout tout en faisant ses courses ? »

5. La gestion du groupe et des éventuels conflits

C’est sans doute la principale difficulté, même s’il ne faut pas en exagérer la portée : grâce aux règles de régulation du brainstorming, les conflits arrivent moins souvent qu’on ne l’imagine. Nous y consacrerons néanmoins une sous rubrique (voir p. 68).
En résumé, l’animateur d’un brainstorming est le responsable du processus, c’est-à-dire des moyens à mettre en œuvre pour produire des idées enthousiasmantes. Mais dans quelle mesure peut-il s’impliquer dans le contenu ? C’est l’objet du point suivant.

Quels sont les rôles à éviter ?

L’animateur est responsable du déroulement du brainstorming. Il est chargé de trouver les bons exercices qui permettront aux participants d’inventer des idées percutantes et innovantes, Il est donc coresponsable du contenu avec les participants.
En revanche, le jour du brainstorming, trois archétypes de posture d’animation sont à éviter absolument. Peut-être avez-vous déjà buté sur ces déviances ?

1. L’animateur participant

Il donne SES idées à tout bout de champ. Il interrompt les participants, monopolise la parole. Il est à la fois juge et partie, l’animateur adéquat n’est pas là pour inventer lui même des idées, il est le catalyseur ou encore l’accoucheur des idées, et non leur géniteur.
Si, par hasard, une idée géniale vous vient lors d’un brainstorming que vous animez, partagez-la avec le groupe, mais faites-le avec parcimonie et sous la forme d’une question : « Que penseriez-vous de la piste … ? » Trop souvent, les animateurs débutants ont tendance à confondre les rôles et à s’investir dans les idées.

2. L’animateur expert

Il connaît le sujet sur le bout des doigts (non, ce n’est pas toujours un atout !). Il répond de façon catégorique à toutes les questions techniques que se posent les participants ; il oriente de façon dirigiste les débats et affiche assez vite un masque de stress. Une inscription semble marquée au fer rouge sur son visage : « là, on n’y est pas du tout, les gars ! ».
Idéalement, l’animateur doit avoir un certain recul par rapport au sujet. S’il est lui même prisonnier du cadre habituel de pensée, il aura du mal à en faire sortir les autres. C’est pourquoi nous vous recommandions en introduction de contacter un animateur professionnel, extérieur à votre entreprise, pour des enjeux importants. Une autre possibilité consiste à bien séparer les rôles : invitez à votre brainstorming un « expert » du sujet et appuyez-vous sur lui pour répondre aux questions trop techniques.

3. L’animateur-chef

Il est directeur d’une équipe et anime le brainstorming avec ses propres collaborateurs. Il a tendance à faire des injonctions péremptoires et paradoxales : « Allez, les gars, soyez créatifs, maintenant » ; « Il me faut cinq idées qui cartonnent à la fin de ces trois heures »…
Évitez, dans la mesure du possible, toute situation hiérarchique : il sera difficile pour les participants de soumettre leurs idées en toute liberté quand, la veille, l’animateur-chef se sera opposé à l’une de leur proposition dans une autre réunion.

Quelles sont les règles d’or de l’animation ?

Afin d’insuffler un climat propice à la créativité, gardez toujours en tête deux mots clés : énergie et plaisir. En effet, le moteur créatif a besoin d’énergie pour que les rebonds et les combinaisons d’idées se produisent. L’ingrédient « plaisir » lui apporte la détente et la possibilité de s’émanciper de son cadre habituel de pensée. Voici quelques principes clés d’animation de brainstormings.
Si vous souhaitez aller plus loin et maîtriser tous les arcanes de l’animation de réunion en général, vous trouverez sur votre clé USB une bibliographie avec des ouvrages de référence.

1. Utilisez l’humour et le second degré

L’humour sera très utile pour faire respecter les règles de créativité. Nous vous recommandons d’utiliser des petits objets comme la boîte à meuh, un bâton de relais, ou encore un chronomètre.

  • Utilisez la boite à meuh. C’est une manière très efficace et ludique d’empêcher la censure.
  • Utilisez un chronomètre et demandez aux participants de produire le plus d’idées possible, en un temps limité. C’est un moyen très amusant d’obtenir beaucoup d’idées en très peu de temps.
  • Encouragez la démultiplication grâce à un bâton de relais.

Quand un participant tient un début d’idée, il s’empare du bâton de relais et il le passe à son voisin pour lui demander de l’aide.
L’humour est également essentiel pour aborder un participant négatif ou ronchon, en faisant attention néanmoins à ne jamais tomber dans le cynisme ou à le ridiculiser.

2. Appuyez-vous sur le groupe en cas de difficulté

N’assumez pas toutes les responsabilités, partagez ! Lorsqu’une difficulté surgit, n’hésitez pas à associer le groupe pour la résoudre.

Exemple :
Vous avez pris du retard par rapport à votre guide d’animation car le groupe a beaucoup d’idées et débat longuement sur un thème. Vous risquez de ne pas aborder tous les sujets. Laissez le groupe arbitrer et soumettez-Ieur les options possibles : « Soit on continue cet exercice sur le thème X, mais on n’aura pas le temps de faire l’exercice sur le thème y, soit on conclut cet exercice pour faire l’exercice suivant. » Cela ne vous empêche pas de donner votre opinion et de dire de quel côté va votre préférence.

Exemple :
Vous avez dans votre groupe un participant avec une personnalité difficile qui fait une objection catégorique au processus proposé. Renvoyez l’objection à l’ensemble du groupe. Qu’est-ce qu’ils en pensent ? Quelle démarche suivre ? C’est un des moyens de marginaliser les personnalités difficiles.

3. Insufflez de l’énergie

Deux moyens sont à votre disposition. Tout d’abord, cassez les rythmes en alternant des exercices en plénière (c’est-à-dire avec tous les participants du groupe) et des exercices en petits comités (c’est-à-dire en petits groupes de deux, trois ou quatre personnes). Ensuite, faites des petits jeux pour détendre l’atmosphère lorsque l’attention commence à baisser

La technique de la baguette magique

Les grandes idées naissent de grandes visions. Si Obama a gagné les élections américaines, c’est en partie parce qu’il a proposé au peuple américain une certaine vision du changement, portée par le célèbre slogan « Yes, we can ! ». Ce projet de changement « participatif » est apparu dès la campagne électorale. Les chefs d’orchestre de la campagne d’Obama ont eu en effet l’idée d’utiliser massivement les réseaux sociaux et de démultiplier ainsi les supporters de leur candidat. Une vision du succès (Yes, we can !) a donc produit de géniales idées de campagne électorale (utilisation des réseaux sociaux). La technique de la baguette magique utilise ce mécanisme de projection de la réussite sur le terrain de la production d’idées.

Comment procéder ?

Temps : 30 mn
Matériel : un paperboard, des magazines


Temps n°1

Proposez aux participants le brief suivant : « Grâce à un coup de baguette magique, nous avons voyagé dans le temps. Nous sommes un an après le brainstorming. Les idées excellentes inventées aujourd’hui ont été réalisées. C’est un vrai succès : tous nos objectifs ont été atteints; les problèmes ont disparu; la situation a totalement changé pour le mieux. »
Invitez les participants a décrire en mots et en images leur vision de cette grande réussite : si un reporter décrivait la situation, que dirait-il ? Quelles observations ferait-il ?
Quels changements noterait-il?


Temps n°2

Demandez ensuite aux participants de trouver des idées pour atteindre ce monde idéal.

Exemple :
Un brainstorming a été organisé pour le compte d’une société de distribution allemande qui souhaitait inventer de nouveaux services pour ses clients.


Temps n°1

Nous avons imaginé que nous avions réussi à inventer de nouveaux services plébiscités par les clients. Voici des extraits de la vision de la réussite, telle qu’elle était formulée par les participants :

  • « Les clients prenaient plaisir à venir dans notre magasin » ;
  • « Le magasin était devenu un lieu de rencontre » ;
  • « Notre magasin ressemblait à un marché français avec de petites échoppes de fruits et légumes, et des vendeurs de poisson à la criée » ;
  • « À l’entrée de notre magasin, il y avait des ardoises de menu comme dans un bistro français ».


Temps n°2

Nous nous sommes appuyés sur la projection du succès pour inventer de nouveaux services. C’est l’image du «bistro français» qui a inspiré une idée de service qui fait aujourd’hui le succès de ce magasin d’alimentation : des paniers gourmands pour réaliser chez soi des recettes de restaurant.

7 animations simples pour bien démarrer une réunion

Vos membres ne se sont pas vus depuis longtemps. Il faut intégrer des nouveaux. Une animation peut facilement briser la glace. Nos experts partagent leurs trucs.

Quel que soit l’ordre du jour, rien de mieux qu’un exercice ou un jeu pour « chauffer la salle ». « À condition que « l’animation ait du sens, elle doit vous aider à évaluer la motivation des membres, prendre connaissance de l’état d’esprit de chacun. »

1 : Pour présenter les membres

Animation 1 : La présentation croisée

L’objectif est de stimuler les membres à se découvrir réciproquement.

Ce que vous demandez aux membres :
« Présentez-vous en 1 minute à votre voisin. Ensuite, c’est lui qui vous présentera à l’ensemble du groupe.»

Variante 1 :
Prévenez les membres que vous poserez des questions au hasard aux uns et aux autres pour savoir ce qu’ils ont retenu de la présentation d’un membre.

Variante 2 :
Vous ne prévenez pas, mais posez directement cette question à un ancien membre que vous connaissez bien.

Avantage pour l’animateur : cela force chacun à être synthétique et efficace sur sa présentation. Pour Franck Fiszel, fondateur de Coach Europe, « dans ce type d’exercice, les participants se focalisent toujours sur ce qu’ils vont dire plutôt que sur ce que disent les autres. Cette nouvelle règle impose avant tout l’écoute ! »

Animation 2 : À la découverte de l’inconnu

Ce que vous demandez aux membres : « Pendant les 3 premières minutes de la réunion, asseyez-vous à côté de quelqu’un que vous ne connaissez pas ou peu et présentez-vous mutuellement.»

Avantage pour l’animateur : Vous facilitez l’introduction des nouveaux membres tout en instaurant un climat de discussion convivial.

Variante possible :
Un ancien membre prend 5 minutes avant le début de la réunion pour présenter le fonctionnement du club ou du réseau à deux nouveaux membres. Il doit partager son expérience et recueillir leurs attentes.

Objectif 2 : pour évaluer la motivation des membres

Par le jeu, vous pouvez facilement déceler l’état d’esprit de vos membres. À utiliser lors d’une reprise d’activité du réseau après une longue pause ou lorsqu’un projet collectif peine à aboutir.

Animation 3 : La météo

Ce que vous demandez aux membres : « En 1 minute, quelle est votre météo du moment ? »

Avantage pour l’animateur : à tour de rôle, les membres décrivent leur météo : « nuages bas » ou « embellie sur toute la région » sont autant d’indicateurs du moral de vos troupes ! Et si le temps le permet, vous pouvez laisser à chacun la possibilité de justifier le terme choisi.
L’exercice permet aux membres de se situer personnellement, mais sans trop en dire. C’est l’occasion de découvrir les humeurs de chacun. Un préalable essentiel pour se mettre en empathie avec l’autre.

Animation 4 : L’échelle de valeurs

Ce que vous demandez aux membres : « Par rapport au projet qui nous occupe, comment vous positionnez-vous personnellement sur une échelle de 1-10 ? Pourquoi ? »

Avantage pour l’animateur : les membres peuvent s’exprimer sur l’avancée d’un projet mené collectivement depuis longtemps. L’animateur peut mesurer globalement l’appropriation du projet !
« L’exercice met en évidence les différences de motivation ou de rythme au sein du groupe précise Fadhila Brahimi. C’est un bon indicateur à utiliser en cours de projet. »

Animation 5 : La performance collective

Ce que vous demandez aux membres :
– Faire passer une balle le plus vite possible entre tous les participants sans la faire tomber.
– Construire une pyramide qui tient debout avec les objets à disposition (crayons, sacoches, etc).

Avantage pour l’animateur : Il s’agit tout bonnement de « jouer ». Peu importe le jeu choisi, celui-ci fera transparaître très clairement l’état d’esprit dans lequel se trouve chaque membre.

Si le but de l’exercice est simplement de faire jouer les membres ensemble, pour Fadhila Brahimi, c’est encore mieux si vous pouvez y ajouter du sens. « Il doit être pour l’animateur l’occasion de comprendre la place occupée par chacun dans le groupe. »

Je propose ainsi aux joueurs qui passent la balle à leur voisin de dire à voix haute, le 1er mot qui leur vient à l’esprit. « Le choix des mots n’est jamais anodin précise-t-elle. C’est l’occasion d’en savoir un peu plus sur chaque membre. »

Objectif 3 : pour introduire un thème de réflexion

Un peu de mise en scène dans l’annonce d’un thème de réflexion collective attise l’intérêt des membres et peut faciliter les premiers échanges ou séances de recherches d’idées, de solutions.

Animation 6 : Le choc des idées
(2 équipes)

Ce que vous demandez aux membres :
1er temps (10 minutes) :
Le groupe est divisé en deux équipes. Chacune cherche des questions « pièges » à poser sur le sujet ou thème de la réunion. Donnez un nombre précis de questions à poser, sans quoi cette recherche pourrait prendre beaucoup trop de temps.

2d temps (15 minutes) :
L’équipe 1 pose ses questions à l’équipe 2. Ils doivent répondre rapidement, sans palabrer. Puis inversement, l’équipe 2 pose à son tour ses questions aux autres.

Avantage pour l’animateur : L’exercice est en quelque sorte une séance de brainstorming ludique. Pratique si vous cherchez à faire formuler des points souvent difficiles à dire. Exemple, à des créateurs d’entreprises : « quelles sont les habitudes de gestion et de comptabilité qui mènent droit dans le mur… ? »

« C’est un jeu simple qui brise la glace à tous les coups, précise Marie-Alice Boyé expert E-marketing et formatrice. Le jeu produit souvent de bonnes idées, formulées de manière très synthétique. »
Animation 7 : Le portrait-robot

Question posée aux membres :
Par exemple :
Un réseau de freelance qui se réunit pour partager les bonnes pratiques, s’entraider… :
– « Quel est le pire client pour un freelance ? » / « Quel est le meilleur client pour un freelance ? »

Aux membres d’un club d’entreprises :
– « Quel est le portrait du partenaire idéal ? » / « Quel est le portrait du pire partenaire ? »

Avantage pour l’animateur :
Le jeu permet au groupe de se forger une vision commune et concrète de ce qu’il veut, de ce qu’il ne veut pas.
Il faut jouer pour devenir sérieux, disait Aristote. Là encore,le jeu libère la parole.

« Il impose une distance intéressante. Les membres se sentent plus libres de parler tout en s’amusant. »