CLOUD : vers une transformation du métier d’expert-comptable

L’acquisition automatique des données : vers une transformation du métier d’expert-comptable

Facette essentielle de la révolution numérique, le développement de l’automatisation des données est l’un des grands
facteurs de transformation de notre métier : en libérant les cabinets de tâches chronophages et répétitives, il va permettre aux experts-comptables de consacrer de plus en plus de temps aux missions à forte valeur ajoutée.

L’acquisition automatique des données s’appliquent à trois types de flux comptables :

  • les écritures liées à la trésorerie ;
  • les écritures de ventes ;
  • les écritures d’achat.

Les écritures bancaires liées à la trésorerie ont été les premières à bénéficier d’une généralisation de l’automatisation de l’intégration des écritures, grâce à l’échange télématique banque-client (ETEBAC) tout d’abord, puis grâce au protocole EBICS (Electronic banking Internet Communication Standard). L’ensemble des banques permet la récupération des fichiers intégrables en comptabilité, soit directement entre l’expert-comptable et la banque, soit via un partenaire concentrateur
de flux bancaires, tel que jedeclare.com par exemple.

Les écritures de ventes peuvent quant à elles souvent être récupérées directement depuis les logiciels de gestion commerciale ou de facturation, en générant un export de journal des ventes qui peut être importé en comptabilité. Elles peuvent également être traitées de la même façon que les factures d’achat.

Reste la récupération des écritures d’achat, pour lesquelles l’acquisition automatisée des données a mis plus de temps à se développer.

Plusieurs solutions existent désormais. De manière artisanale, certains récupèrent et intègrent des fichiers issus de tableurs et qui sont convertis en écritures comptables.

Plus généralement, l’automatisation de la récupération des écritures d’achats papier passe par la numérisation et l’OCRisation (reconnaissance du texte) des factures.

Cette technique, qui s’appelle aussi LAD (lecture automatique de documents), permet de récupérer les données sources et de les convertir en écritures comptables via un traitement informatique assisté par un opérateur, qui contrôle l’intégration.
Ces techniques sont plus ou moins avancées, mais progressent indéniablement.

Leur emploi n’a pas encore été généralisé, car l’efficacité et le rendement sont parfois décevants. Nul doute que dans les mois à venir des solutions innovantes vont finir par emporter l’adhésion du plus grand nombre.

A côté de ces techniques de numérisation, la facture électronique va faire émerger d’autres solutions pour faciliter la génération automatisée des écritures comptables associées aux factures. Parmi celles-ci, on peut citer par exemple le 2D-DOC et le jeton comptable :

  • Le 2D-DOC, ou CEV (cachet électronique visible), consiste en l’apposition sur la facture d’un code-barres sécurisé, qui se présente sous la forme d’un carré d’environ 2 cm de côté. Ce code-barres unique permet d’authentifier la facture et de faire le lien avec le document correspondant dématérialisé sur un site sécurisé.
    Dans ce 2D-DOC figurent plusieurs informations utiles qui peuvent aider à la génération d’écritures comptables.
  • Le jeton comptable (accounting token) est un petit fichier intégré dans une facture dématérialisée qui contient les informations permettant de générer l’automatisation d’écritures comptables.
    Ce mouvement d’automatisation de la création des écritures comptables, associé à la généralisation de la dématérialisation (factures électroniques et coffres forts numériques), semble irrésistible et irréversible. Avec pour conséquence la réduction corrélative des opérateurs de saisie comptable. Il convient donc d’anticiper ces changements par des formations permettants d’évoluer vers des travaux plus valorisants et intéressants, comme par exemple la révision, l’analyse ou le contrôle.
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