Brainstorming : portrait de l’animateur idéal en 8 points-clés

Aujourd’hui, on appelle brainstorming un peu tout et n’importe quoi… ça vaut la peine de revenir aux basiques de ce très puissant outil de productivité en groupe qui est tout sauf une réunion improvisée. En bonus une technique qui fait des miracles…

Désignez un animateur

Comme la plupart des réunions, un brainstorming ne peut se faire sans animateur ; je dirais même, en insistant quelque peu, qu’un brainstorming ne peut absolument pas se faire sans un ou plusieurs animateurs !

Quels sont les rôles de l’animateur ?

Les attributions de l’animateur sont nombreuses, même s’il peut en déléguer certaines.

1. La préparation du brainstorming

Avant la réunion, il écrit ce que l’on appelle en jargon d’animateur un « guide d’animation », c’est-à-dire un ordre du jour, étape par étape, des exercices à mener, Vous trouverez, dans la troisième partie de cet ouvrage, un exemple détaillé de cet outil (voir p. 140), L’animateur peut également décider, et nous le recommandons, d’envoyer un petit homework à faire aux participants avant la réunion du brainstorming, nous y reviendrons.

2. Le suivi de l’agenda

L’animateur contrôle l’agenda de la réunion et note toutes les idées émises, à certains moments de la réunion, il peut néanmoins déléguer ces tâches, désigner un « gardien du temps » chargé de contrôler la durée d’un exercice, ou nommer un scribe pour prendre note de certains résultats.

3. Le maintien du climat créatif

L’animateur doit veiller à ce que chacun s’écoute, soit constructif et s’amuse, conditions clés, nous l’avons vu, pour favoriser la créativité. Dès le début du brainstorming, l’animateur posera les règles CQFD du brainstorming :

• pas de Censure (ni sur soi ni sur les autres) !
• viser la Quantité ;
• rechercher la Fantaisie ;
• démultiplier.

4. La canalisation des débats

L’animateur canalise l’énergie créative du groupe dans la direction souhaitée et relance les participants si nécessaire. Pour s’aider, il pourra s’appuyer sur les critères de succès de la recherche.

Exemple :
Dans le brainstorming précédemment cite, dont l’objectif était de trouver des idées de gourmandises à base de fruits pour adultes, bonnes pour la sante et pouvant se manger n’importe où, l’animateur pourrait relancer ainsi les participants lorsqu’ils émettent des idées un peu à côté de l’objectif: « Comment rendre votre gourmandise encore meilleure pour la santé ? » ; « De Quelle manière pourrait-on manger votre gourmandise debout tout en faisant ses courses ? »

5. La gestion du groupe et des éventuels conflits

C’est sans doute la principale difficulté, même s’il ne faut pas en exagérer la portée : grâce aux règles de régulation du brainstorming, les conflits arrivent moins souvent qu’on ne l’imagine. Nous y consacrerons néanmoins une sous rubrique (voir p. 68).
En résumé, l’animateur d’un brainstorming est le responsable du processus, c’est-à-dire des moyens à mettre en œuvre pour produire des idées enthousiasmantes. Mais dans quelle mesure peut-il s’impliquer dans le contenu ? C’est l’objet du point suivant.

Quels sont les rôles à éviter ?

L’animateur est responsable du déroulement du brainstorming. Il est chargé de trouver les bons exercices qui permettront aux participants d’inventer des idées percutantes et innovantes, Il est donc coresponsable du contenu avec les participants.
En revanche, le jour du brainstorming, trois archétypes de posture d’animation sont à éviter absolument. Peut-être avez-vous déjà buté sur ces déviances ?

1. L’animateur participant

Il donne SES idées à tout bout de champ. Il interrompt les participants, monopolise la parole. Il est à la fois juge et partie, l’animateur adéquat n’est pas là pour inventer lui même des idées, il est le catalyseur ou encore l’accoucheur des idées, et non leur géniteur.
Si, par hasard, une idée géniale vous vient lors d’un brainstorming que vous animez, partagez-la avec le groupe, mais faites-le avec parcimonie et sous la forme d’une question : « Que penseriez-vous de la piste … ? » Trop souvent, les animateurs débutants ont tendance à confondre les rôles et à s’investir dans les idées.

2. L’animateur expert

Il connaît le sujet sur le bout des doigts (non, ce n’est pas toujours un atout !). Il répond de façon catégorique à toutes les questions techniques que se posent les participants ; il oriente de façon dirigiste les débats et affiche assez vite un masque de stress. Une inscription semble marquée au fer rouge sur son visage : « là, on n’y est pas du tout, les gars ! ».
Idéalement, l’animateur doit avoir un certain recul par rapport au sujet. S’il est lui même prisonnier du cadre habituel de pensée, il aura du mal à en faire sortir les autres. C’est pourquoi nous vous recommandions en introduction de contacter un animateur professionnel, extérieur à votre entreprise, pour des enjeux importants. Une autre possibilité consiste à bien séparer les rôles : invitez à votre brainstorming un « expert » du sujet et appuyez-vous sur lui pour répondre aux questions trop techniques.

3. L’animateur-chef

Il est directeur d’une équipe et anime le brainstorming avec ses propres collaborateurs. Il a tendance à faire des injonctions péremptoires et paradoxales : « Allez, les gars, soyez créatifs, maintenant » ; « Il me faut cinq idées qui cartonnent à la fin de ces trois heures »…
Évitez, dans la mesure du possible, toute situation hiérarchique : il sera difficile pour les participants de soumettre leurs idées en toute liberté quand, la veille, l’animateur-chef se sera opposé à l’une de leur proposition dans une autre réunion.

Quelles sont les règles d’or de l’animation ?

Afin d’insuffler un climat propice à la créativité, gardez toujours en tête deux mots clés : énergie et plaisir. En effet, le moteur créatif a besoin d’énergie pour que les rebonds et les combinaisons d’idées se produisent. L’ingrédient « plaisir » lui apporte la détente et la possibilité de s’émanciper de son cadre habituel de pensée. Voici quelques principes clés d’animation de brainstormings.
Si vous souhaitez aller plus loin et maîtriser tous les arcanes de l’animation de réunion en général, vous trouverez sur votre clé USB une bibliographie avec des ouvrages de référence.

1. Utilisez l’humour et le second degré

L’humour sera très utile pour faire respecter les règles de créativité. Nous vous recommandons d’utiliser des petits objets comme la boîte à meuh, un bâton de relais, ou encore un chronomètre.

• Utilisez la boite à meuh. C’est une manière très efficace et ludique d’empêcher la censure.
• Utilisez un chronomètre et demandez aux participants de produire le plus d’idées possible, en un temps limité. C’est un moyen très amusant d’obtenir beaucoup d’idées en très peu de temps.
• Encouragez la démultiplication grâce à un bâton de relais.

Quand un participant tient un début d’idée, il s’empare du bâton de relais et il le passe à son voisin pour lui demander de l’aide.
L’humour est également essentiel pour aborder un participant négatif ou ronchon, en faisant attention néanmoins à ne jamais tomber dans le cynisme ou à le ridiculiser.

2. Appuyez-vous sur le groupe en cas de difficulté

N’assumez pas toutes les responsabilités, partagez ! Lorsqu’une difficulté surgit, n’hésitez pas à associer le groupe pour la résoudre.

Exemple :
Vous avez pris du retard par rapport à votre guide d’animation car le groupe a beaucoup d’idées et débat longuement sur un thème. Vous risquez de ne pas aborder tous les sujets. Laissez le groupe arbitrer et soumettez-Ieur les options possibles : « Soit on continue cet exercice sur le thème X, mais on n’aura pas le temps de faire l’exercice sur le thème y, soit on conclut cet exercice pour faire l’exercice suivant. » Cela ne vous empêche pas de donner votre opinion et de dire de quel côté va votre préférence.

Exemple :
Vous avez dans votre groupe un participant avec une personnalité difficile qui fait une objection catégorique au processus proposé. Renvoyez l’objection à l’ensemble du groupe. Qu’est-ce qu’ils en pensent ? Quelle démarche suivre ? C’est un des moyens de marginaliser les personnalités difficiles.

3. Insufflez de l’énergie

Deux moyens sont à votre disposition. Tout d’abord, cassez les rythmes en alternant des exercices en plénière (c’est-à-dire avec tous les participants du groupe) et des exercices en petits comités (c’est-à-dire en petits groupes de deux, trois ou quatre personnes). Ensuite, faites des petits jeux pour détendre l’atmosphère lorsque l’attention commence à baisser

La technique de la baguette magique

Les grandes idées naissent de grandes visions. Si Obama a gagné les élections américaines, c’est en partie parce qu’il a proposé au peuple américain une certaine vision du changement, portée par le célèbre slogan « Yes, we can ! ». Ce projet de changement « participatif » est apparu dès la campagne électorale. Les chefs d’orchestre de la campagne d’Obama ont eu en effet l’idée d’utiliser massivement les réseaux sociaux et de démultiplier ainsi les supporters de leur candidat. Une vision du succès (Yes, we can !) a donc produit de géniales idées de campagne électorale (utilisation des réseaux sociaux). La technique de la baguette magique utilise ce mécanisme de projection de la réussite sur le terrain de la production d’idées.

Comment procéder ?

Temps : 30 mn
Matériel : un paperboard, des magazines

Temps n°1

Proposez aux participants le brief suivant : « Grâce à un coup de baguette magique, nous avons voyagé dans le temps. Nous sommes un an après le brainstorming. Les idées excellentes inventées aujourd’hui ont été réalisées. C’est un vrai succès : tous nos objectifs ont été atteints; les problèmes ont disparu; la situation a totalement changé pour le mieux. »
Invitez les participants a décrire en mots et en images leur vision de cette grande réussite : si un reporter décrivait la situation, que dirait-il ? Quelles observations ferait-il ?
Quels changements noterait-il?

Temps n°2

Demandez ensuite aux participants de trouver des idées pour atteindre ce monde idéal.

Exemple :
Un brainstorming a été organisé pour le compte d’une société de distribution allemande qui souhaitait inventer de nouveaux services pour ses clients.

Temps n°1

Nous avons imaginé que nous avions réussi à inventer de nouveaux services plébiscités par les clients. Voici des extraits de la vision de la réussite, telle qu’elle était formulée par les participants :

• « Les clients prenaient plaisir à venir dans notre magasin » ;
• « Le magasin était devenu un lieu de rencontre » ;
• « Notre magasin ressemblait à un marché français avec de petites échoppes de fruits et légumes, et des vendeurs de poisson à la criée » ;
• « À l’entrée de notre magasin, il y avait des ardoises de menu comme dans un bistro français ».

Temps n°2

Nous nous sommes appuyés sur la projection du succès pour inventer de nouveaux services. C’est l’image du «bistro français» qui a inspiré une idée de service qui fait aujourd’hui le succès de ce magasin d’alimentation : des paniers gourmands pour réaliser chez soi des recettes de restaurant.