Votre manager est-il performant pour l’animation des réunions ?

Vous en avez marre de la réunionite aiguë, maladie qui ronge tous les services de votre entreprise (petite ou grande d’ailleurs , oui une réunion avec soi-même n’et pas non plus toujours efficace !). Non seulement vous vivez avec ce virus mais en plus la qualité de ces réunions vous laisse à penser qu’elles ne servent à rien, qu’elles sont soporifiques et que vous n’y apprenez rien. Bref une immense impression de perdre votre temps.
Heureusement vous êtes un(e) collaborateur (trice) modèle et vous allez insuffler à votre Hiérarchique quelques outils pratiques qui vont le transformer en Manager Efficient de la Réunion bien Conduite. Voici donc quelques critères qui vous permettront d’évaluer la qualité de sa prestation ou des points d’amélioration pour un futur plan d’action !

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1- Préalable  : L’objectif de la réunion :

  • Est-il clairement défini?
  • Est’il  SMART ? (spécifique, mesurable, accessible, réaliste, inscrit dans le temps). Pour plus de détails sur l’objectif, lisez cet article : comment se fixer un objectif ?
  • Se traduit-il par des actions à réaliser à la suite de cette réunion ?

2- La préparation de la réunion :

  • Cette réunion est -elle opportune ?
    • objectif ?
    • une réunion téléphonique ou web conférence ne serait -elle pas suffisante ?
  • Son périmètre a t-il été bien défini ?
    • Les participants : nombre restreint, homogénéité (un petit truc : on dit que 2/3 des participants doivent être intéressés par 2/3 des sujets abordés
    • La durée : 2 heures maxi !
    • Ordre du jour minuté
  • L’ordre du jour a t’il été diffusé préalablement ?
    • A tous les participants ? (pour éviter les vexations possibles!)
    • Suffisamment longtemps avant la réunion pour favoriser une préparation individuelle
  • La salle prévue favorise t’elle de bonnes conditions de travail ?
    • salle aveugle ou vue sur le parking ?!
    • boîte à sardines ou 3 m2 par participant ?

3- L’animation de la réunion :

  • Y-a t’il un tour de table effectué (présentations, sujets complémentaires à aborder) ?
  • Un secrétaire de séance (pour le compte rendu) et un gardien du temps sont-ils désignés à chaque réunion ?
  • Une feuille de présence circule t’elle ? (remboursement de frais, obligations administratives diverses)
  • Un rappel de l’ordre du jour est-il effectué en début de réunion ?
  • Les points les plus importants de l’ordre du jour sont ils traités en début de réunion ? (éviter ainsi de les traiter « par dessus la jambe » à la fin parce que pressés par le temps!)
  • Un relevé de décision est -il inclus  avec le responsable de l’action, la date butoir et les éventuels acteurs ?

4- Le suivi de la réunion : le compte -rendu :

  • Est-il rédigé à chaud pour ne rien oublier ?
  • Est-il  envoyé suffisamment tôt après la réunion ( maximum 48 h pour permettre  de prendre le temps de la validation mais pour rester dans le temps de l’action)
  • Est-il envoyé à des personnes absentes de la réunion mais concernées par les sujets traités ?
  • Est-il source d’inspiration pour la rédaction du  prochain ordre du jour ?

Alors ? Vous avez pu « noter » les performances d’animateur de votre Chef ? Ses points forts et compétences et ses actions d’amélioration ?
Bien sûr, vous, vous maîtrisez cette compétence d’animation de façon empirique  mais vous ne saviez pas comment évaluer les règles simples d’une réunion efficace avec une check list . Voilà qui est fait !

Si vous avez d’autres critères qui vous semblent importants, n’hésitez pas, partagez !

Au fait, quand allez-vous voir votre Chef pour lui expliquer les points qu’il doit améliorer ?

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