L’intelligence d’affaires, pas pour les PME mais pour les grandes entreprises… Et si la réalité était différente?

Nous entendons ici et là, mais surtout quand nous rencontrons des dirigeants de PME, que l’intelligence d’affaires n’est que pour les grandes entreprises.

Mais pourquoi? Les dirigeants de PME prennent aussi des décisions et rappelons le, l’intelligence d’affaires rassemble des processus et des systèmes d’aide à la décision.

La raison  de cette réaction: le prix perçu des technologies! Sauf qu’il en existe de bien moins chers et plus rapides à mettre en place, sans compétences informatiques requises.

Mais une chose importante que les dirigeants doivent retenir c’est qu’il y a des solutions accessibles au PME et pouvant aider à résoudre les grandes problèmatiques qu’elles rencontrent.

Pourquoi l’intelligence d’affaires est primordiale pour une PME et comment elle a pu sauver une entreprise.

Nous allons parler de trois exemples réels que DWBI Expert a rencontré sur son parcours :

• Les difficultés à survivre d’une PME de transport car seuls les chiffres comptables étaient suivis et analysés, une bonne partie de la réalité était donc occultée;
• Le sauvetage d’une compagnie aérienne régionale grâce au « Yield Management »;
• La découverte de chiffres modifiés grâce à l’automatisation des rapports dans une PME de fabrication de biens périssables.

Commençons par l’expérience la moins plaisante : la difficulté à survivre d’une PME de transport.

La direction de cette société d’une vingtaine de camions et d’une quarantaine d’employés suivait régulièrement les chiffres  que leur fournissait à chaque fin de mois leur comptable. Toutefois, seul l’aspect comptable et financier était analysé sans une mise en contexte.  Il n’y avait ni analyse en profondeur des chiffres ni analyse des formations et encore moins ceux de recrutement.

Jusqu’à un moment particulier : l’entreprise n’arrivait plus à recruter. La compagnie avait les camions et les clients pour fonctionner mais plus de chauffeurs ni de mécaniciens. Seul 8 camions sur 21 pouvaient rouler en même temps avec une flotte de camions ayant une moyenne d’âge inférieure à 4 ans. Ce ne sont pas les chiffres comptables qui pouvaient en expliquer la raison!

Nous avons rencontré son dirigeant en 2008 lors d’un 5 @ 7 d’une chambre de commerce. Une semaine après, nous l’avons rencontré dans ses bureaux. Nous lui avons demandé ses chiffres d’embauche et de départ du personnel.

1^e alerte : 90% des départs étaient des démissions.

2^e alerte : aucune référence à la raison des démissions n’était conservée.

Il y avait donc une suspicion de désintérêt des employés. Ceci nous a amené à l’étape suivante : l’analyse de la réputation sur facebook, twitter… Quelle ne fût pas notre surprise de découvrir ce à quoi nous nous attendions : la mauvaise réputation de l’entreprise au  sujet de l’environnement de travail… Ceci a pu expliquer le faible taux de réponse aux offres d’emploi et la faible qualité des candidatures.

Par la suite, en faisant une analyse sérieuse des données autre que les données financières et comptables, plusieurs phénomènes sont ressortis, existants depuis plus de 10 ans :

• Planification des routes non optimale;
• Taux de roulement très élevé au niveau du personnel (très supérieur à la moyenne du secteur);
• Clientèle très dispersée;
• Planification des ramassages de marchandises en pleine heure de pointe;
• Capacité du camion mal évaluée entrainant une mauvaise attribution des ressources;
• Retour à vide des camions très fréquent sur longue distance;
• …

Tout cela a pu être mis de l’avant et être analysé par les dirigeants grâce à des choix judicieux d’indicateurs de performance et la création de tableaux de bord.

La solution :

La connexion aux données opérationnelles (BD SQL Server, fichiers Excel et base de données Access) se fait tous les soirs pour rapatrier les données sur une base de données SQL Server Express. Le tableau de bord, sous Excel, se connecte à cette base de données en temps réel.

Ce que l’outil a coûté à l’entreprise :

• 5000$ d’analyse de toutes les données sur les 15 dernières années (« profiling » et « data quality »);
• 2000$ pour la création des tableaux de bord avec chargement automatique.

Ce qu’en ont appris les dirigeants :

L’importance de suivre l’entreprise sous toutes ses facettes (pas seulement comptable) grâce à un bon choix d’indicateurs de performance répondant aux problématiques existantes dans l’entreprise.

Ce qu’en ont compris les dirigeants :

Même en étant une PME d’une quarantaine de personnes avec le dirigeant-fondateur présent tous les jours et travaillant avec ses équipes, il est difficile d’avoir une idée objective (et non biaisée par les sentiments) sans un outil de tableau de bord.

Ce qu’en ont retiré les dirigeants :

Un outil permettant de connaître leur entreprise de façon plus approfondie, avec des tableaux de bord mis à jour quotidiennement, et représentant la stratégie et les défis particuliers de l’entreprise.

Ce que ça a rapporté à l’entreprise :

• Une meilleure visibilité sur les actions à prendre pour regagner en réputation;
• Au bout d’un an d’efforts, une meilleure réponse à leurs offres d’emploi;
• Une diminution drastique du taux de roulement donc une diminution des montants alloués à la formation post-recrutement et au recrutement (réduction de 10000$ par an pour la formation et de 5000$ par an en publications d’offres d’emploi)
• Un ajustement de l’offre de service ayant abouti à des réductions de quantité de carburant utilisé en évitant les heures de pointe et les zones de travaux dès que cela est possible. Pour l’année 2010, la réduction de consommation de carburant était équivalente à celle d’un tracteur avec sa remorque (6 essieux).

Donc un retour sur investissement rapide, et au delà des espérances des dirigeants.

BY GERALDINE CHARLIER