Les entreprises de plus de 50 salariés ont obligation de mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES), aussi appelée base de données unique, à partir du 14 juin 2015. La BDES est déjà obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 14 juin 2014.

BDES OBLIGATOIRE LE 14 JUIN 2015

Cette base de données regroupe les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Elle doit permettre de donner une vision globale et claire de l’emploi, de la formation et de l’utilisation des ressources financières générées par l’activité de l’entreprise.

La mise en place de la une base de données économiques et sociales est obligatoire :

• depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises à partir de 300 salariés
• à partir du 14 juin 2015 pour les entreprises de 50 à 300 salariés

Si votre entreprise a de multiples établissements, les effectifs sont calculés au niveau global et votre BDES comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Elles ne sont pas détaillées par établissement.

Les groupes d’entreprises n’ont pas obligation de créer une base de données économiques et sociales groupe. Cependant, si vous choisissez de le faire, il faudra la mettre à disposition de chaque entreprise constituant le groupe.

Attention : en l’absence de base de données unique, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave passible d’1 an d’emprisonnement et d’une amende de 3 750 €.

SUPPORT ET CONTENU DE LA BDES

C’est à vous, employeur, qu’incombe la conception, la mise en place, la gestion des accès et l’actualisation de la Base de données unique. Elle doit être à disposition des personnes habilitées, sur un support papier ou informatique.

La BDES set de base pour préparer la consultation annuelle du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sociales.

Les informations suivantes doivent figurer dans la BDES :

• Investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois àtemps partiel, formation professionnelle et conditions de travail
• Investissement matériel et immatériel
• Fonds propres et endettement
• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants
• Activités sociales et culturelles
• Rémunération des financeurs
• Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts
• Sous-traitance
• Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant

Attention : Si votre BDES est incomplète ou non mise à jour, le comité d’entreprise peut saisir le tribunal de grande instance pour qu’il ordonne la communication des éléments manquants.

La période étudiée comprend :

• Les 2 années précédentes
• L’année en cours
• Les 3 prochaines années, sous forme de perspectives

Par dérogation, les entreprises d’au moins 300 salariés, soumises à l’obligation au titre de 2014, et les entreprises de moins de 300 salariés, soumises à l’obligation au titre de 2015, ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données les informations relatives aux 2 années précédentes.

Ces informations seront complétées, au plus tard le 31 décembre 2016, par celles transmises de manière récurrente au comité d’entreprise : par exemple, la liste des demandes de congé ou le récapitulatif des  temps partiels le bilan de la situation générale de la santé, etc.

À savoir : le contenu de la BDES peut être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.

DROITS D’ACCES A LA BDES

Elle est accessible en permanence :

• Aux membres du comité d’entreprise, d’établissement ou aux délégués du personnel
• Aux membres du CHSCT
• Aux délégués syndicaux

Attention : Les utilisateurs sont tenu de respecter une obligation de discrétion quant aux informations contenues dans la BDES.

PROJET DE LOI MACRON ET BDES

L’article 91 du projet de loi Macron vise à compléter le champ des informations transmises par l’employeur aux membres du CE pouvant être mises à disposition par le biais de la BDES.

Il prévoit ainsi que la BDES soit utilisé pour les consultations obligatoires du comité d’entreprise qui nécessitent un avis de celui-ci.

En effet, le Code du travail vous oblige, en tant qu’employeur, à consulter le comité d’entreprise sur les différents thèmes concernant la vie de l’entreprise. À l’issue de cette consultation, le comité d’entreprise doit rendre un avis motivé.

Pour cela il dispose d’informations précises et écrites que vous devez lui transmettre en amont. Le fait qu’elles soient présentes dans la base de données économiques et sociales suffira. Il ne sera pas obligatoire de rédiger un document écrit.